An exploratory study of an organisational strategy and organisational structure using the miles and snow typology : a case for a national government department
Date
2023-03
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Publisher: Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH SUMMARY: The challenges encountered by the public service to formulate and implement their organisational strategy should motivate senior management to improve the processes for fulfilling the organisational mandate. To ensure that public sector organisations achieve this, there needs to be alignment between the strategy and the organisational structure. The Covid-19 pandemic and the national lockdowns impacted the government’s economic direction, and the local economic focus and efficiency were severely impacted. This has led the National Treasury to review its economic growth estimates, as significant fiscal disruptions were experienced by the department. Despite the significant efforts made to improve the economy over the past 10 years and the introduction of key budgetary pronouncements, the National Treasury reported that it has failed to provide meaningful benefits to address countrywide poverty, social inequalities and unemployment. Using the Miles and Snow typology, the purpose of this research was to explore the process followed by a public sector organisation to formulate and implement an organisational strategy and to determine whether the organisational structure is aligned with the strategy. The research objectives were formulated to answer the question posed. These objectives were realised by applying a mixed-methods approach involving both qualitative and quantitative strategies. The perceptions of the sampled respondents within a national government organisation were explored and analysed to understand how they viewed the processes followed to formulate and implement an organisational strategy. The research used a non-probability sampling strategy with purposive sampling based on the assumption that the selected middle and senior management respondents would provide the best data to achieve the objectives of the study. The collection of data was done using a structured and open-ended questionnaire. The questionnaire was an online self-administered tool in which 35 respondents participated. The study found that the national department based in Gauteng follows the Miles and Snow typology regarding strategy orientation. The strategy orientation followed by this department is a defender strategy, as also found in other studies on local authorities in some parts of Europe countries. The perceptions of the employees in this sampled organisation also revealed that there were formal processes to formulate and implement the organisational strategy. However, the respondents revealed that lower-level officials were not involved in this process. The study revealed that the employees saw the organisational structure as a divisional structure centred on bureaucratic administrative processes, which delays strategic decision-making and implementation and discourages the adoption of innovative ideas. The research acknowledged the contribution of the Miles and Snow typology in the public sector. Public service managers should establish internal mechanisms that encourage innovative ideas such as automation of work streams and effective deployment of staff, aimed at transforming government and improving public service.
AFRIKAANSE OPSOMMING: uitdagings wat deur die openbare diens ervaar word met die formulering en implementering van hul organisasiestrategie behoort die senior bestuur te motiveer om die proses te verbeter ten einde die organisasie se mandaat te vervul. Inlynstelling van die strategie en die organisasiestruktuur is nodig om te verseker dat organisasies in die openbare sektor hierdie doel bereik. Die Covid-19-pandemie en die nasionale inperkings het ʼn impak op die regering se ekonomiese koers gehad, en die plaaslike ekonomiese fokus en doeltreffendheid is ernstig geknou. Dit het die Nasionale Tesourie genoop om hul ekonomiese groeiskattings te hersien, aangesien aanmerklike fiskale onderbrekings deur die departement ervaar is. Ondanks die grootskaalse pogings aangewend om die ekonomie oor die afgelope tien jaar te verbeter en die bekendstelling van belangrike begrotingsverklarings, erken die Nasionale Tesourie dat hulle nie daarin kon slaag om betekenisvolle voordele te voorsien om landswye armoede, sosiale ongelykhede en werkloosheid die hoof te bied nie. Die doel van hierdie navorsing was om aan die hand van die Miles en Snow-tipologie die proses te ondersoek wat deur ʼn organisasie in die openbare sektor gevolg word om ʼn organisasiestrategie te formuleer en te implementeer en om te bepaal of die organisasiestruktuur in lyn met die strategie is. Navorsingsdoelstellings is geformuleer om die gestelde vraag te beantwoord. Hierdie doelstellings is verwesenlik deur die gebruik van ʼn gemengdemetode-benadering wat sowel kwalitatiewe as kwantitatiewe strategiee behels het. Die persepsies van die respondente in die organisasie is ondersoek en ontleed om begrip te verkry van hul siening van die proses wat gevolg word om die organisasiestrategie te formuleer en te implementeer. ʼn Niewaarskynlikheidsteekproefnemingstrategie is gebruik op grond van die aanname dat die gekose middel- en senior bestuursrespondente die beste data sou lewer om die doelstellings van die studie te bereik. Die insameling van data is met gebruik van ʼn gestruktureerde, oop vraelys gedoen. Die vraelys was ʼn aanlyn instrument wat onafhanklik deur 35 respondente ingevul is. Daar is gevind dat die nasionale departement, wat in Gauteng gebaseer is, wel die Miles en Snow-tipologie volg vir strategie-orientering. Die strategie-oriëntering wat deur hierdie departement gevolg is, is ʼn verdediger-strategie, soos ook gevind in ander studies oor plaaslike owerhede in sommige Europese lande. Die werknemers se persepsies het ook aan die lig gebring dat daar formele prosesse is om die organisasiestrategie te formuleer en te implementeer. Die respondente het egter aangetoon dat laervlak-beamptes nie by hierdie proses betrokke is nie. Daar is gevind dat die werknemers die organisasiestruktuur as ʼn verdeelde struktuur beskou gesentreer op burokratiese administratiewe prosesse, wat strategiese besluitmening en -implementering belemmer en die aanvaarding van innoverende idees ontmoedig. Die studie gee erkenning aan die bydrae van die Miles en Snow-tipologie in die openbare sektor. Openbarediens-bestuurders moet interne meganismes vestig wat innoverende idees soos outomatisering van werkstrome en doeltreffende benutting van personeel aanmoedig, gemik op transformasie van die regering en verbetering van openbare diens.
AFRIKAANSE OPSOMMING: uitdagings wat deur die openbare diens ervaar word met die formulering en implementering van hul organisasiestrategie behoort die senior bestuur te motiveer om die proses te verbeter ten einde die organisasie se mandaat te vervul. Inlynstelling van die strategie en die organisasiestruktuur is nodig om te verseker dat organisasies in die openbare sektor hierdie doel bereik. Die Covid-19-pandemie en die nasionale inperkings het ʼn impak op die regering se ekonomiese koers gehad, en die plaaslike ekonomiese fokus en doeltreffendheid is ernstig geknou. Dit het die Nasionale Tesourie genoop om hul ekonomiese groeiskattings te hersien, aangesien aanmerklike fiskale onderbrekings deur die departement ervaar is. Ondanks die grootskaalse pogings aangewend om die ekonomie oor die afgelope tien jaar te verbeter en die bekendstelling van belangrike begrotingsverklarings, erken die Nasionale Tesourie dat hulle nie daarin kon slaag om betekenisvolle voordele te voorsien om landswye armoede, sosiale ongelykhede en werkloosheid die hoof te bied nie. Die doel van hierdie navorsing was om aan die hand van die Miles en Snow-tipologie die proses te ondersoek wat deur ʼn organisasie in die openbare sektor gevolg word om ʼn organisasiestrategie te formuleer en te implementeer en om te bepaal of die organisasiestruktuur in lyn met die strategie is. Navorsingsdoelstellings is geformuleer om die gestelde vraag te beantwoord. Hierdie doelstellings is verwesenlik deur die gebruik van ʼn gemengdemetode-benadering wat sowel kwalitatiewe as kwantitatiewe strategiee behels het. Die persepsies van die respondente in die organisasie is ondersoek en ontleed om begrip te verkry van hul siening van die proses wat gevolg word om die organisasiestrategie te formuleer en te implementeer. ʼn Niewaarskynlikheidsteekproefnemingstrategie is gebruik op grond van die aanname dat die gekose middel- en senior bestuursrespondente die beste data sou lewer om die doelstellings van die studie te bereik. Die insameling van data is met gebruik van ʼn gestruktureerde, oop vraelys gedoen. Die vraelys was ʼn aanlyn instrument wat onafhanklik deur 35 respondente ingevul is. Daar is gevind dat die nasionale departement, wat in Gauteng gebaseer is, wel die Miles en Snow-tipologie volg vir strategie-orientering. Die strategie-oriëntering wat deur hierdie departement gevolg is, is ʼn verdediger-strategie, soos ook gevind in ander studies oor plaaslike owerhede in sommige Europese lande. Die werknemers se persepsies het ook aan die lig gebring dat daar formele prosesse is om die organisasiestrategie te formuleer en te implementeer. Die respondente het egter aangetoon dat laervlak-beamptes nie by hierdie proses betrokke is nie. Daar is gevind dat die werknemers die organisasiestruktuur as ʼn verdeelde struktuur beskou gesentreer op burokratiese administratiewe prosesse, wat strategiese besluitmening en -implementering belemmer en die aanvaarding van innoverende idees ontmoedig. Die studie gee erkenning aan die bydrae van die Miles en Snow-tipologie in die openbare sektor. Openbarediens-bestuurders moet interne meganismes vestig wat innoverende idees soos outomatisering van werkstrome en doeltreffende benutting van personeel aanmoedig, gemik op transformasie van die regering en verbetering van openbare diens.
Description
Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2023.