Assessing the procurement practices of Victoria Hospital

Nelukalo, Yvonne (2015-03)

Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2015.

Thesis

ENGLISH SUMMARY : South Africa faces challenges of poor service delivery in all facets of government. Corruption in supply chain management (SCM) is one of these that are faced by government in public institutions. Procurement is a critical section of SCM, with procurement practices being adopted in 2003 to ensure that service is fair, equitable, transparent and competitive, and to ensure value for money. The Public Financial Management Act (No. 1 of 1999) guides institutions when utilising public funds. Government’s current aim is to reduce fruitless and irregular expenditure. In 1995 government established procurement reforms with an aim to promote principles of good governance and to address past socio-economic challenges. Best practices for procurement were adopted to address past inequitable policies and practices. Procurement reforms were introduced and supported by a number of legislation, including the adoption of the PFMA and Preferential Procurement Policy Framework Act (No. 5 of 2000) (PPPFA). The procurement reforms were given an additional push by the implementation of the accounting officer’s system for supply chain delegation (AOS). This study only focuses on the procurement section and the critical role that it plays in service delivery. The research focuses on the assessment of procurement practices at Victoria Hospital to ensure best practices and improve service delivery. Through this, Victoria Hospital is revealed to be utilising an effective procurement system. During the course of this research, a theoretical review is conducted to describe procurement best practices and to gain insight into the system utilised by a developed country in this public procurement. An interview system is also used to gain information on the procurement practices used at Victoria Hospital. This study reveals that this hospital previously had issues of compliance due to poor management systems. The study also highlights that a new administration was appointed in April 2013, after which SCM developed further in terms of compliance. Since the appointment of the new administration, there has been an improvement in procurement practices.This study also ultimately highlights the challenge of achieving value for money in terms of procurement practices. The research reveals that procurement practices are not always successful due to the electronic procurement systems used to promote good governance. The system used to source the quotation takes a long time and affects service to the patient. The researcher recommends that the integrated procurement system (IPS) that is used to promote best practices in procurement should be designed to meet value for money. The procurement system should support this through proper financial planning. It is also recommended that internal procurement control be strengthened to promote accountability and reporting, as strong procurement systems will ensure commitment to economic growth. The Department of Health should consider centralising procurement tenders; this will promote good governance and prevent the possibility of bias and unfairness.

AFRIKAANSE OPSOMMING : Suid-Afrika kom op alle regeringsvlakke voor uitdagings met betrekking tot swak dienslewering te staan. Korrupsie in die bestuur van die voorsieningsketting is een van hierdie uitdagings wat die regering in openbare instellings in die gesig staar. In die praktyke wat in 2003 aanvaar is om diens wat regverdig, billik, deursigtig en mededingend is, en waarde vir geld verseker, is aanskaffing 'n kritieke afdeling van voorsieningskettingbestuur. Die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (No. 1 van 1999) lei instellings wanneer openbare fondse gebruik word. Die regering se huidige doel is om vrugtelose en onreëlmatige uitgawes te beperk. In 1995 het die regering aanskaffingshervormings ingestel met die doel om die beginsels van goeie bestuur te bevorder en sosioekonomiese uitdagings van die verlede aan te spreek. Beste praktyke vir aanskaffing is aanvaar om ongelyke beleide en praktyke van die verlede aan te spreek. Aanskaffingshervorming wat ingestel is, is deur wetgewing, insluitend die aanvaarding van die Wetsontwerp op die Raamwerk vir Voorkeurverkrygingsbeleid, 2000 (Wet No. 5 van 2000) en die Wet op Openbare Finansiële Bestuur ondersteun. Die aanskaffingshervormings het 'n bykomende stoot verkry deur die implementering van die rekenpligtige beampte se stelsel vir afvaardiging in die voorsieningsketting. Hierdie studie was slegs op die aanskaffingsafdeling en die kritieke rol wat dit in dienslewering speel, gerig. Verder was die navorsing op die assessering van die aanskaffingspraktyke by die Victoria Hospitaal gerig om beste praktyke te verseker en dienslewering te verbeter. Hierdeur is aan die lig gebring dat die Victoria Hospitaal 'n effektiewe aanskaffingstelsel gebruik. Gedurende die loop van hierdie navorsing is 'n teoretiese oorsig onderneem om beste praktyke vir aanskaffing te beskryf en om insig te verkry in die stelsel wat deur 'n ontwikkelde land vir openbare aanskaffing gebruik word. ‘n Stelsel van onderhoude is ook gebruik om inligting oor die aanskaffingspraktyke wat by Victoria Hospitaal gebruik word, te verkry. Uit hierdie studie het dit geblyk dat die hospitaal voorheen probleme met betrekking tot nakoming te wyte aan swak bestuurstelsels ondervind het. Die studie het ook uitgelig dat 'n nuwe administrasie in April 2013 aangestel is en dat die bestuur van die voorsieningsketting daarna verder in terme van nakoming ontwikkel het. Sedert die aanstelling van die nuwe administrasie, is daar 'n verbetering in die voorsieningskettingpraktyke. Die studie het ook die uitdaging om waarde vir geld in terme van aanskaffingspraktyke te verkry, beklemtoon. Die navorsing toon dat die aanskaffingspraktyke nie altyd suksesvol is nie vanweë die elektroniese aankoopstelsels wat gebruik word om goeie bestuur te bevorder. Die stelsel wat gebruik word om ‘n kwotasie te bekom is tydrowend en affekteer diens aan die pasiënt. Die navorser beveel aan dat die geïntegreerde aanskaffingstelsel wat gebruik word om die beste praktyke vir aanskaffing te bevorder, ontwerp moet word om waarde vir geld te bied. Die aanskaffingstelsel behoort dit deur middel van behoorlike finansiële beplanning te ondersteun. Dit word ook aanbeveel dat beheer oor interne aanskaffing versterk word om toerekenbaarheid en verslagdoening te bevorder, aangesien sterk aanskaffingstelsels verbintenis tot ekonomiese groei sal verseker. Die Departement van Gesondheid behoort dit te oorweeg om die verkryging van tenders te sentraliseer; dit sal goeie bestuur bevorder en sal die moontlikheid van partydigheid en onregverdigheid uitskakel.

Please refer to this item in SUNScholar by using the following persistent URL: http://hdl.handle.net/10019.1/96721
This item appears in the following collections: