The development of a knowledge management model to improve the effectiveness of project management organisations

Liebenberg, Vanwyk (2002-03)

Thesis (MScEng)--Stellenbosch University, 2002.

Thesis

ENGLISH ABSTRACT: The new economy of the world has shifted the emphasis of organisations away from the traditional view that land, labour and capital is needed for competitive advantage, to a view that the knowledge inherent in people is the greatest driver for economic success. This shift from the industrial economy to the information or knowledge economy has prompted an increase in the study of the role knowledge plays in determining organisational success. The management of this knowledge is of great importance to all organisations competing in the knowledge economy. An organisation that uses the managementby- projects approach is presented with additional challenges. The people who create and use knowledge in project management organisations move from project to project, and project teams are formed temporarily for the duration of the project. In global project management organisations, the impact of the diverse cultures, values and ideals of people is an even greater challenge than in non-project management organisations. People need to co-operate on projects without much time to adjust to these differences. This has lead to this research study on the management of knowledge in organisations that use the management-by-projects approach. The first aim of the study was to review the relevant literature on knowledge management and project management. A model was developed from the literature that comprises the most important components needed to ensure that all organisational knowledge is used to establish a competitive advantage. This general model was refined to satisfy the needs of a project management organisation. As mentioned in a previous paragraph the greatest challenge for a project management organisation is harnessing the diversity in project teams and using it to the advantage of the organisation. The diversity in project teams stems from the diversity in value systems of team members and groups within project teams. This also leads to diversity in the cultures within the organisation. These cultures can be racial or national cultures, professional cultures, or functional cultures that are developed when individuals interact within groups. This thesis aims to emphasise the importance of people, as individuals and groups, and the organisational culture that is formed through the shared values and ideals of such groups. People will be motivated to change their way of work by focussing the implementation of an initiative such as knowledge management on the culture of the organisation. This is because the change is then rooted in their shared values. The purpose of this study is therefore not only to develop a model, but also to stress the relative importance of the components of the model. The model consists of three enablers: culture, people and technology. These enablers will prepare the organisation to adopt and use the process of knowledge management effectively. The knowledge management process will not be very effective, if the enablers are not implemented successfully. Implementers of a knowledge management initiative must understand that the organisational culture is of primary importance. The other enablers and the knowledge management process should be supported by the organisational culture. The model for knowledge management that is developed in this thesis is compared to the implementation plan of a South African technology company that uses the management-by-projects approach. The model that is being implemented at Sasol Technology is critically compared to the model proposed in this thesis. Conclusions are reached on the gap between the model that is being implemented at Sasol Technology and the model that is developed in this thesis. From this it will be evident that the proposed model could be used as a frame of reference for the implementation of knowledge management in project management organisations.

AFRIKAANSE OPSOMMING: Daar is tans 'n klemverskuiwing in die wêreldekonomie, weg van die tradisionele idee dat grond, arbeid en kapitaal benodig word vir kompeterende voordeel. Die nuwe fokus is op mense se kennis as drywer vir ekonomiese sukses. Hierdie verskuiwing vanaf die industriële ekonomie na die inligting- of kennisekonomie het tot gevolg dat die rol van kennis in die sukses van maatskappye ondersoek word. Die bestuur van kennis is baie belangrik vir alle organisasies wat kompeteer in die kennisekonomie. Vir 'n organisasie wat die bestuur-deur-projekte bestuursbenadering volg, is daar egter nog meer uitdagings. Mense wat binne hierdie omgewing werk word gereeld tussen projekspanne rondgeskuif, dié spanne word ook net gevorm vir die leeftyd van die projek. In internasionale organisasies moet mense van verskillende kulture, met verskillende waardes en ideale, saamwerk op projekte, sonder dat hulle baie tyd het om gewoond te raak aan hierdie verskille. Dit het gelei tot hierdie navorsingstudie van die bestuur van kennis binne organisasies wat die bestuur-deur-projekte bestuursbenadering gebruik. Hierdie navorsing is begin deur 'n oorsig te neem van die relevante literatuur oor kennisbestuur en projekbestuur. Uit die literatuur is 'n modelontwikkel wat bestaan uit al die belangrikste komponente wat bestuur moet word om te verseker dat al die kennis in 'n organisasie gebruik word. Die kennis binne die organisasie moet gebruik word om nuwe waarde te skep wat 'n kompeterende voordeel kan bewerkstellig. Hierdie algemene model is verfyn om die behoeftes van 'n projekbestuursorganisasie te bevredig. Soos reeds genoem is die grootste uitdaging vir projekbestuursorganisasies om die diversiteit in projekspanne in te span tot die voordeel van die organisasie. Hierdie diversiteit is afkomstig van die diverse waardestelsels van spanlede en groeperings binne projekspanne, en daarom ook die diverse kulture in organisasies. Dit kan etniese of nasionale kulture, professionele kulture of funksionele kulture wees, wat ontstaan uit die interaksie van individue wat in groepe werk. Hierdie tesis beklemtoon die belangrikheid van mense, beide as individue en groepe, en ook die organisasiekultuur wat ontstaan as gevolg van die gemeenskaplike waardes en ideale van sulke groepe. Mense kan gemotiveer word om hul manier van werk te verander deur tydens die implementering van 'n inisiatief soos kennisbestuur te fokus op die kultuur van die organisasie. Dit is moontlik omdat die verandering geanker is in die waardes van die mense. Die doel van hierdie studie is daarom nie net die ontwikkeling van 'n model vir kennisbestuur nie, maar ook om die relatiewe belangrikheid van die komponente van die model uit te lig. Die model bestaan uit drie bemagtigers (engels: "enablers"): organisasiekultuur, mense en tegnologie. Hierdie bemagtigers berei die organisasie voor sodat die kennisbestuur proses aanvaar en effektief gebruik kan word. Die kennisbestuur proses sal egter nie baie effektief wees as die bemagtigers nie suksesvol geimplementeer is nie. Die persone wat gemoeid is met die implementering van kennisbestuur moet verstaan dat die organisasiekultuur van primere belang is. Die organisasiekultuur moet ook ondersteun word deur die ander bemagtigers en die kennisbestuur proses. Die model vir kennisbestuur wat in die tesis ontwikkel is word vergelyk met die implementeringsplan van 'n Suid-Afrikaanse tegnologie maatskappy. Sasol Tegnologie gebruik die bestuur-deur-projekte benadering en daarom kan die model wat in hierdie tesis voorgestel word krities met die maatskappy se model vergelyk word. Gevolgtrekkings word gemaak oor die gapings tussen die model wat by Sasol Tegnologie gebruik word en die model wat in hierdie tesis ontwikkel is. Hieruit is dit duidelik dat die voorgestelde model gebruik kan word as 'n verwysingsraamwerk vir die implementering van kennisbestuur in projekbestuursorganisasies.

Please refer to this item in SUNScholar by using the following persistent URL: http://hdl.handle.net/10019.1/53097
This item appears in the following collections: