The relationship between organisation strategy and the organisational design : the case of the Department of Justice and Constitutional Development (Western Cape Region)
Date
2021-12
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH SUMMARY : This research paper presents the explored relationship between organisational design and organisation strategy. Some organisations and managers do not consider the two concepts as inter-related or inter-dependent and only consider one of the two as a requirement in an organisation. The researcher explored the two concepts and determined that the relationship between the concepts is important as it improves the operation, communication, sustainability, growth, production and efficiency of the organisation.
The researcher undertook a literature review and found that many theorists and authors have written about the role and effect of effective strategies and organisational design in the successes of organisations. Many have written on these concepts separately and have broadly outlined how organisations needed to create, develop and implement strategies for the organisation. On the other hand, theorists have also written that the one concept is dependent on the other, or that one cannot exist without the other as part of the organisation’s existence or success. A desktop analysis and review of policies, procedures, legislation relating to organisational design and strategies; journal articles; government websites and other resources conducted on organisational design and strategies; explored by the researcher confirmed that there is a relationship between the organisational design and strategies. The literature review furthermore provided evidence that confirmed that any organisation, in order to be successfully managed and operational once its strategy is validated, must ensure that the organisational design is aligned and adapted according to the objectives of the strategy.
For this research, the unit of analysis – the Department of Justice and Constitutional Development, in particular the Western Cape Region, which was founded in 1997 – was chosen because of its unique organisational design and strategies. Further details on the Department are provided in Chapter 1. What is important in this research is that the Western Cape Regional office, in particular, had not expanded on its organisational design since 1997 when it was established. Despite changes to strategies or changes in the external environment since 1997, the organisational design, apart from minor changes made in respect of requests for the creation of more posts, had remained unchanged without proper alignment or restructuring of the organisation to match the strategy to meet the demands of the people in the Western Cape Region up to 2020. Further details of the strategic plan are provided in Chapter 5. The researcher examined the Strategic Plan 2020/2025 of the Department with the aim of determining whether the existing organisational design was fit and aligned to meeting the objectives as stated in the plan. In testing the design against the strategic priorities, the researcher discovered a skewed organisational design, one which lacked the ability to meet the mandates, projects and services promised by the Department.
The results of the assessments done by the researcher determined that the current organisational design was not capable of executing the strategy. The researcher presents recommendations, stating that what is important for interventions to be successful is that Senior Managers and Middle Managers of the Regional Office be engaged in the organisational design and that they realise the strategic role it plays in an organisation; that increased emphasis is placed on the monitoring and evaluation of information that impacts internal and external factors that influence the organisation’s performance; that the function of organisation design be decentralised to the Region as a function of the Regional office; that a work-study unit with its own capacity and mandate be established in the Region; that a fit-for-purpose approach for the organisation be adopted; that a system with early warning signs to detect changes for the organisation before a crisis happens be developed; and a work-study exercise to rectify the current organisational design be conducted.
The researcher presents recommendations for interventions to strengthen and align the organisational design. The research findings moreover provides a theoretical overview of the concepts of organisational design and strategy that is applicable and which the management of the Department of Justice and Constitutional Development: Western Cape Region needs to peruse as it will provide a better understanding of the concepts of organisational design and strategy and its significant importance for the organisation - particularly as it aims towards the achievement of the strategic goals. Management must acknowledge that the two concepts cannot exist without each other. The research determined that the goals of the strategy can be realised by ensuring a relationship between the strategy and the organisational design.
AFRIKAANSE OPSOMMING : Die verhouding tussen organisatoriese ontwerp en organisasiestrategie is vir hierdie navorsingsreferaat ondersoek Sommige organisasies en bestuurders beskou nie die twee konsepte as interverwant of interafhanklik van mekaar nie en beskou slegs een van die twee as 'n vereiste in ‘n organisasie. Hierdie navorsing het die twee konsepte ondersoek en vasgestel dat die verhouding tussen die twee belangrik is, aangesien dit die bedrywighede, kommunikasie, volhoubaarheid, groei en produksie van organisasies verbeter. Die navorser het 'n literatuuroorsig onderneem en gevind dat baie teoretici en skrywers oor die rol wat strategieë en organisatoriese ontwerp in die suksesse van die organisasies speel, geskryf het. Talle het afsonderlik en breedweg oor hierdie konsepte geskryf met betrekking tot hoe organisasies strategieë vir die organisasie moet skep, ontwikkel en implementeer. Aan die ander kant het teoretici ook geskryf dat die een konsep van die ander afhanklik is, of dat die een nie sonder die ander wat deel van die organisasie se bestaan of sukses uitmaak, kan bestaan nie. Die navorser het 'n lessenaaranalise onderneem met oorsig van hersiene beleide, prosedures, wetgewing met betrekking tot organisatoriese ontwerp en strategieë; artikels en joernale; regeringswebwerwe en ander hulpbronne oor organisatoriese ontwerp en strategieë wat die verhouding tussen organisatoriese ontwerp en strategieë bevestig het. Verder het die literatuuroorsig die getuienis verskaf wat bevestig dat enige organisasie wat suksesvol bestuur moet word en operasioneel moet bly, ook moet verseker dat, wanneer sy strategie bekragtig is, die organisatoriese ontwerp daarmee in lyn is en volgens die doelwitte van die strategie aangepas word. In hierdie navorsing is die eenheid van analise die Departement van Justisie en Grondwetlike Ontwikkeling, veral van die Wes-Kaapse Streek, wat in 1997 gestig is weens sy unieke organisatoriese ontwerp en strategieë. Nadere besonderhede oor die Departement word in Hoofstuk 1 verskaf, maar wat in hierdie navorsing belangrik is, is dat veral die Wes-Kaapse streekkantoor nie sedert 1997, toe dit gestig is, op sy organisatoriese ontwerp uitgebrei het nie. Ten spyte van veranderinge aan die strategieë of veranderinge in die eksterne omgewing sedert 1997 het die organisatoriese ontwerp tot 2020 onveranderd gebly, afgesien van geringe veranderinge wat ten opsigte van versoeke vir die skepping van meer poste gemaak is. Behoorlike belyning of herstrukturering van die organisasie is nie bewerkstellig om tot 'n mate by die strategie te pas om aan die eise van mense in die Wes-Kaap te voldoen nie. Nadere besonderhede van die strategiese plan word in Hoofstuk 5 voorsien. Die navorser het die Strategiese Plan 2020/2025 van die Departement ondersoek met die doel om te bepaal of die bestaande organisatoriese ontwerp geskik en in lyn is ten einde die doelwit soos in die strategiese plan vermeld, te bereik. Met toetsing van die ontwerp teen die strategiese prioriteite het die navorser 'n skewe organisatoriese ontwerp ontdek, een wat nie die vermoë gehad het om aan mandate, projekte en dienste soos deur die Departement belowe, te voldoen nie. Die uitslae van die assesserings wat onderneem was deur die navorser het bepaal dat die huidige organisatoriese ontwerp nie in staat is om die strategie uit te voer nie. Vir intervensies om suksesvol te wees, doen die navorser egter die volgende aan die hand: Die Senior Bestuurders en die Middelbestuurders van die Streekkantoor moet by die organisatoriese ontwerp betrokke raak sodat hulle die strategiese rol daarvan in 'n organisasie kan besef; verhoogde klem moet op die monitering en evaluering van inligting met 'n impak op die organisasie se interne en eksterne faktore wat sy prestasie beïnvloed, geplaas word; desentralisering van die funksie van organisasieontwerp na die Streek as ‘n funksie van die Streekkantoor word aanbeveel; 'n werkstudie-eenheid in die streek met sy eie kapasiteit en mandaat moet gevestig word; aanvaarding van 'n geskik-vir-die-doelbenadering vir die organisasie; ontwikkelling van 'n stelsel met vroeë waarskuwingstekens om veranderinge vir die organisasie op te spoor voordat 'n krisis ontstaan; onderneming van 'n werkstudieoefening om die huidige organisatoriese ontwerp reg te stel. Die navorser doen ‘n aanbeveling vir intervensies om die organisatoriese ontwerp te versterk en in lyn te hou. Boonop het die navorsingsbevindings 'n teoretiese oorsig gelewer van die konsepte van organisatoriese ontwerp en strategie wat die bestuur van die Departement van Justisie en Grondwetlike Ontwikkeling: Wes-Kaapse Streek moet gebruik, aangesien dit 'n beter begrip sal voorsien van die konsepte van organisatoriese ontwerp en strategie en die beduidende belang daarvan op die organisasie, veral omdat dit die bereiking van die strategiese doelwitte moontlik maak. Die bestuur moet erken dat die twee konsepte nie sonder mekaar kan bestaan nie. Die navorsing het bepaal dat versekering van die verhouding tussen die strategie en die organisatoriese ontwerp die doelwitte van die strategie kan realiseer.
AFRIKAANSE OPSOMMING : Die verhouding tussen organisatoriese ontwerp en organisasiestrategie is vir hierdie navorsingsreferaat ondersoek Sommige organisasies en bestuurders beskou nie die twee konsepte as interverwant of interafhanklik van mekaar nie en beskou slegs een van die twee as 'n vereiste in ‘n organisasie. Hierdie navorsing het die twee konsepte ondersoek en vasgestel dat die verhouding tussen die twee belangrik is, aangesien dit die bedrywighede, kommunikasie, volhoubaarheid, groei en produksie van organisasies verbeter. Die navorser het 'n literatuuroorsig onderneem en gevind dat baie teoretici en skrywers oor die rol wat strategieë en organisatoriese ontwerp in die suksesse van die organisasies speel, geskryf het. Talle het afsonderlik en breedweg oor hierdie konsepte geskryf met betrekking tot hoe organisasies strategieë vir die organisasie moet skep, ontwikkel en implementeer. Aan die ander kant het teoretici ook geskryf dat die een konsep van die ander afhanklik is, of dat die een nie sonder die ander wat deel van die organisasie se bestaan of sukses uitmaak, kan bestaan nie. Die navorser het 'n lessenaaranalise onderneem met oorsig van hersiene beleide, prosedures, wetgewing met betrekking tot organisatoriese ontwerp en strategieë; artikels en joernale; regeringswebwerwe en ander hulpbronne oor organisatoriese ontwerp en strategieë wat die verhouding tussen organisatoriese ontwerp en strategieë bevestig het. Verder het die literatuuroorsig die getuienis verskaf wat bevestig dat enige organisasie wat suksesvol bestuur moet word en operasioneel moet bly, ook moet verseker dat, wanneer sy strategie bekragtig is, die organisatoriese ontwerp daarmee in lyn is en volgens die doelwitte van die strategie aangepas word. In hierdie navorsing is die eenheid van analise die Departement van Justisie en Grondwetlike Ontwikkeling, veral van die Wes-Kaapse Streek, wat in 1997 gestig is weens sy unieke organisatoriese ontwerp en strategieë. Nadere besonderhede oor die Departement word in Hoofstuk 1 verskaf, maar wat in hierdie navorsing belangrik is, is dat veral die Wes-Kaapse streekkantoor nie sedert 1997, toe dit gestig is, op sy organisatoriese ontwerp uitgebrei het nie. Ten spyte van veranderinge aan die strategieë of veranderinge in die eksterne omgewing sedert 1997 het die organisatoriese ontwerp tot 2020 onveranderd gebly, afgesien van geringe veranderinge wat ten opsigte van versoeke vir die skepping van meer poste gemaak is. Behoorlike belyning of herstrukturering van die organisasie is nie bewerkstellig om tot 'n mate by die strategie te pas om aan die eise van mense in die Wes-Kaap te voldoen nie. Nadere besonderhede van die strategiese plan word in Hoofstuk 5 voorsien. Die navorser het die Strategiese Plan 2020/2025 van die Departement ondersoek met die doel om te bepaal of die bestaande organisatoriese ontwerp geskik en in lyn is ten einde die doelwit soos in die strategiese plan vermeld, te bereik. Met toetsing van die ontwerp teen die strategiese prioriteite het die navorser 'n skewe organisatoriese ontwerp ontdek, een wat nie die vermoë gehad het om aan mandate, projekte en dienste soos deur die Departement belowe, te voldoen nie. Die uitslae van die assesserings wat onderneem was deur die navorser het bepaal dat die huidige organisatoriese ontwerp nie in staat is om die strategie uit te voer nie. Vir intervensies om suksesvol te wees, doen die navorser egter die volgende aan die hand: Die Senior Bestuurders en die Middelbestuurders van die Streekkantoor moet by die organisatoriese ontwerp betrokke raak sodat hulle die strategiese rol daarvan in 'n organisasie kan besef; verhoogde klem moet op die monitering en evaluering van inligting met 'n impak op die organisasie se interne en eksterne faktore wat sy prestasie beïnvloed, geplaas word; desentralisering van die funksie van organisasieontwerp na die Streek as ‘n funksie van die Streekkantoor word aanbeveel; 'n werkstudie-eenheid in die streek met sy eie kapasiteit en mandaat moet gevestig word; aanvaarding van 'n geskik-vir-die-doelbenadering vir die organisasie; ontwikkelling van 'n stelsel met vroeë waarskuwingstekens om veranderinge vir die organisasie op te spoor voordat 'n krisis ontstaan; onderneming van 'n werkstudieoefening om die huidige organisatoriese ontwerp reg te stel. Die navorser doen ‘n aanbeveling vir intervensies om die organisatoriese ontwerp te versterk en in lyn te hou. Boonop het die navorsingsbevindings 'n teoretiese oorsig gelewer van die konsepte van organisatoriese ontwerp en strategie wat die bestuur van die Departement van Justisie en Grondwetlike Ontwikkeling: Wes-Kaapse Streek moet gebruik, aangesien dit 'n beter begrip sal voorsien van die konsepte van organisatoriese ontwerp en strategie en die beduidende belang daarvan op die organisasie, veral omdat dit die bereiking van die strategiese doelwitte moontlik maak. Die bestuur moet erken dat die twee konsepte nie sonder mekaar kan bestaan nie. Die navorsing het bepaal dat versekering van die verhouding tussen die strategie en die organisatoriese ontwerp die doelwitte van die strategie kan realiseer.
Description
Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2021.
Keywords
Government business enterprises -- Strategic aspects, Strategic planning, Business planning, Corporate culture, Organisational design, South Africa. Department of Justice and Constitutional Development -- Western Cape (South Africa), UCTD