Ubiquitous electronically mediated informing and sensemaking in organisations
Date
2015-04
Authors
Loureiro, Jorge Diniz Queiroga
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH ABSTRACT: This study investigates the impact between sensemaking as proposed by Karl Weick and his
associates’ school of thought, and ubiquitous electronically mediated informing (UEMI)
which is the attention-efficient availability of data, information and electronic computing. At
best, Weickian sensemaking theory ignores the potential role of UEMI in sensemaking and at
worst, it regards it as more of a hindrance than a help. This dim view of electronic
information technology (IT), typified as “spreadsheets on screens”, had merit when first
expressed in 1985, but its unchanged position notwithstanding IT’s transformation towards
UEMI is increasingly untenable. An interpretation based on the attention-efficiency aspect of
Mark Weiser’s vision of ubiquitous computing is harnessed as the foundation to review the
progress since 1985 towards true ubiquitous computing and to analyse its increasing impact
on sensemaking. Ubiquitous computing (which includes UEMI) still has a long way to go
with the accuracy of speech recognition a notable obstacle. Yet, progress has been
remarkable, and this thesis employs five current UEMI technologies within a limited aspect
of society, namely organisations to evaluate this impact: personal memories, virtual presence,
augmented reality, speech recognition and organisational memories.
Sensemaking is that which gives meaning to experience. It is a social and on-going process
made in retrospect, which seeks congruence with one’s identity, is enactive of an
environment which enables further sensemaking, and focuses on the noticing and
embellishment of cues to the point where the sense which has been made, is plausible enough
to act upon. In addition to these seven process properties sensemaking theory also comprises
its substance which involves words, sentences, vocabularies and their mechanics. To make
meaning (i.e. sense) a minimum of one cue needs to be linked to one frame. Frames tend to
be vocabularies that summarise past experience, whilst cues tend to emerge from current
experience.
This study introduces four notions. Firstly, attention is viewed as a scarce resource in an
economic sense. As an act of attending, sensemaking is viewed as an economic process in
which ends (the sense or knowledge made) are achieved with limited means (time and
attending capability). Therefore people will pay (i.e. invest) attention to make sense of
something only up to a point of plausibility where the perceived cost of paying more attention
exceeds the expected benefit of doing so. In line with other economic processes, the
productivity of organisational sensemaking may be increased with appropriate organisational structures and procedures, human skills, mindsets and most importantly, any technology
which lowers the requirements for scarce attention (i.e. UEMI technologies). Secondly,
sensemaking theory’s silence on the consequences of sensemaking is addressed by
introducing the notions of risky reality, i.e. those situations where gaps between sensemaking
and reality may impact the sensemaker’s welfare or survival. Thirdly, the quality of
sensemaking, which determines the size of those gaps, is also addressed. Fourthly, this thesis
proposes augmenting words as the building blocks of sensemaking with imagery such as
drawings, photos, video footage, animation and augmented reality, both for making sense out
of life’s pure duration and for communication. Unlike electronic IT in 1985, current and
future UEMI’s inherent attention-efficiency and audio-visual capability enables a higher
quality of sensemaking, which is of the essence in situations of risky reality. In addition,
UEMI positively impacts all seven process properties of sensemaking, with the highest
impact on the properties of plausibility, retrospect, cues and on-going. The impact of
sensemaking on UEMI means that the most attention-efficient UEMI technologies will be the
most successful in the market.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Hierdie studie ondersoek die impak tussen singewing soos voorgestel deur Karl Weick en sy samewerkers en alomteenwoordige elektronies-gemedieerde informering (AEGI) met ander woorde, die aandag-effektiewe beskikbaarheid van data, informasie en elektroniese rekenaars. Wanneer die teorie oor singewing nie die potensiële rol van AEGI in singewing heeltemal ignoreer nie, word die rol van AEGI as ’n hindernis beskou. Hierdie negatiewe siening van elektroniese rekenaartegnologie, gekenmerk as “spreadsheets on screens”, was wel aanvaarbaar in 1985, maar hierdie onveranderde posisie rakende elektroniese rekenaartegnologie se transformasie na AEGI raak al hoe meer onverdedigbaar. ’n Interpretasie gebaseer op die aandag-effektiewe aspek van Mark Weiser se visie vir alomteenwoordige informasie tegnologie, word ingespan as die fondasie om die vooruitgang vanaf 1985 na alomteenwoordige informasie tegnologie te ondersoek, en die implikasies wat dit vir singewing inhou te hersien. Alomteenwoordige informasie tegnologie (insluitend AEGI) het nog ’n lang pad om te gaan, met akkuraatheid van spraak-herkenning as die grootste struikelblok. Tog is die vooruitgang merkwaardig. Die studie fokus op vyf AEGI tegnologieë binne ’n beperkte deel van die samelewing, naamlik organisasies om die impak op bogenoemde te evalueer: persoonlike herinneringe, virtuele teenwoordigheid, aangevulde werklikheid, spraak-herkenning en organisatoriese geheue. Singewing verskaf betekenis aan ervaring. Dis ’n sosiale en deurlopende proses wat in retrospek uitgevoer word, kongruensie met ’n persoon se identiteit vereis, ’n omgewing tot stand bring wat verder singewing in staat stel, en fokus op waarneming en uitbreiding van leidrade tot die stadium bereik word waar die singewing wat vermag is, geloofwaardig genoeg is om tot aksie oor te gaan. Bo en behalwe die sewe proses eienskappe bestaan die kern van singewingsteorie uit woorde, sinne, woordeskatgroepe en hul meganika. Om betekenis (d.w.s. sin) te maak, moet ten minste een leidraad aan een raamwerk gekoppel word. Raamwerke het die neiging om uit woordeskatgroepe te bestaan wat ervarings van die verlede opsom, terwyl leidrade die neiging het om na vore te kom vanuit huidige ervaring. Die studie steun op vier nuwe idees. Eerstens word aandag as ’n skaars bron beskou in ’n ekonomiese konteks. As ’n optrede van aandagskenking, word singewing gesien as ’n ekonomiese proses waar die einddoel (die sin of kennis wat gemaak word) bereik word met beperkte middele of hulpbronne (die tyd en die vermoë om aandag te skenk). Dus sal mense aandag skenk (d.w.s. belê) om sin te maak van iets slegs tot op ’n punt van geloofwaardigheid, waar die verwagte koste om meer aandag te skenk die verwagte voordeel om dit te doen, oorskry. Soos met ander ekonomiese prosesse, mag die produktiwiteit van organisatoriese singewing vermeerder met die toepaslike organisatoriese strukture en prosedures, menslike vaardighede, ingesteldheid en van kardinale belang, enige tegnologie wat die vereiste vir aandag wat skaars is, verminder (d.w.s. AEGI tegnologieë). Tweedens, word die stilswye van die singewingsteorie rakende die gevolge van singewing aangespreek deur die nuwe konsep van riskante werklikheid – daardie situasies waar die gaping tussen die sin wat gemaak is en die werklikheid die singewer se welvaart wesenlik kan beïnvloed. Derdens, word die kwaliteit van singewing, naamlik dit wat die grootte van sulke gapings bepaal dan ook in hierdie studie aangespreek. Vierdens word daar geargumenteer dat woorde met beelde aangevul kan word as boublokke vir singewing, beide om sin te maak van “life’s pure duration” en van kommunikasie deur middel van tekeninge, foto’s, video-materiaal, animasie en aangevulde werklikheid. Daar word geargumenteer dat anders as elektroniese informasie tegnologie in 1985, die huidige en toekomstige AEGI se inherente aandageffektiwiteit en audio-visuele vermoë, hoër kwaliteit van singewing moontlik maak, wat van groot belang is in riskante werklikheidsituasies. Bogenoemde het dan ook ’n positiewe impak op al sewe eienskappe van singewing, waarvan geloofwaardigheid, retrospek, leidrade en deurlopenheid die grootste is. Dit beteken dus dat die mees aandag-effektiewe alomteenwoordige elektronies-gemedieerde informasie tegnologieë die mees suksesvolle in die mark van die toekoms behoort te wees.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Hierdie studie ondersoek die impak tussen singewing soos voorgestel deur Karl Weick en sy samewerkers en alomteenwoordige elektronies-gemedieerde informering (AEGI) met ander woorde, die aandag-effektiewe beskikbaarheid van data, informasie en elektroniese rekenaars. Wanneer die teorie oor singewing nie die potensiële rol van AEGI in singewing heeltemal ignoreer nie, word die rol van AEGI as ’n hindernis beskou. Hierdie negatiewe siening van elektroniese rekenaartegnologie, gekenmerk as “spreadsheets on screens”, was wel aanvaarbaar in 1985, maar hierdie onveranderde posisie rakende elektroniese rekenaartegnologie se transformasie na AEGI raak al hoe meer onverdedigbaar. ’n Interpretasie gebaseer op die aandag-effektiewe aspek van Mark Weiser se visie vir alomteenwoordige informasie tegnologie, word ingespan as die fondasie om die vooruitgang vanaf 1985 na alomteenwoordige informasie tegnologie te ondersoek, en die implikasies wat dit vir singewing inhou te hersien. Alomteenwoordige informasie tegnologie (insluitend AEGI) het nog ’n lang pad om te gaan, met akkuraatheid van spraak-herkenning as die grootste struikelblok. Tog is die vooruitgang merkwaardig. Die studie fokus op vyf AEGI tegnologieë binne ’n beperkte deel van die samelewing, naamlik organisasies om die impak op bogenoemde te evalueer: persoonlike herinneringe, virtuele teenwoordigheid, aangevulde werklikheid, spraak-herkenning en organisatoriese geheue. Singewing verskaf betekenis aan ervaring. Dis ’n sosiale en deurlopende proses wat in retrospek uitgevoer word, kongruensie met ’n persoon se identiteit vereis, ’n omgewing tot stand bring wat verder singewing in staat stel, en fokus op waarneming en uitbreiding van leidrade tot die stadium bereik word waar die singewing wat vermag is, geloofwaardig genoeg is om tot aksie oor te gaan. Bo en behalwe die sewe proses eienskappe bestaan die kern van singewingsteorie uit woorde, sinne, woordeskatgroepe en hul meganika. Om betekenis (d.w.s. sin) te maak, moet ten minste een leidraad aan een raamwerk gekoppel word. Raamwerke het die neiging om uit woordeskatgroepe te bestaan wat ervarings van die verlede opsom, terwyl leidrade die neiging het om na vore te kom vanuit huidige ervaring. Die studie steun op vier nuwe idees. Eerstens word aandag as ’n skaars bron beskou in ’n ekonomiese konteks. As ’n optrede van aandagskenking, word singewing gesien as ’n ekonomiese proses waar die einddoel (die sin of kennis wat gemaak word) bereik word met beperkte middele of hulpbronne (die tyd en die vermoë om aandag te skenk). Dus sal mense aandag skenk (d.w.s. belê) om sin te maak van iets slegs tot op ’n punt van geloofwaardigheid, waar die verwagte koste om meer aandag te skenk die verwagte voordeel om dit te doen, oorskry. Soos met ander ekonomiese prosesse, mag die produktiwiteit van organisatoriese singewing vermeerder met die toepaslike organisatoriese strukture en prosedures, menslike vaardighede, ingesteldheid en van kardinale belang, enige tegnologie wat die vereiste vir aandag wat skaars is, verminder (d.w.s. AEGI tegnologieë). Tweedens, word die stilswye van die singewingsteorie rakende die gevolge van singewing aangespreek deur die nuwe konsep van riskante werklikheid – daardie situasies waar die gaping tussen die sin wat gemaak is en die werklikheid die singewer se welvaart wesenlik kan beïnvloed. Derdens, word die kwaliteit van singewing, naamlik dit wat die grootte van sulke gapings bepaal dan ook in hierdie studie aangespreek. Vierdens word daar geargumenteer dat woorde met beelde aangevul kan word as boublokke vir singewing, beide om sin te maak van “life’s pure duration” en van kommunikasie deur middel van tekeninge, foto’s, video-materiaal, animasie en aangevulde werklikheid. Daar word geargumenteer dat anders as elektroniese informasie tegnologie in 1985, die huidige en toekomstige AEGI se inherente aandageffektiwiteit en audio-visuele vermoë, hoër kwaliteit van singewing moontlik maak, wat van groot belang is in riskante werklikheidsituasies. Bogenoemde het dan ook ’n positiewe impak op al sewe eienskappe van singewing, waarvan geloofwaardigheid, retrospek, leidrade en deurlopenheid die grootste is. Dit beteken dus dat die mees aandag-effektiewe alomteenwoordige elektronies-gemedieerde informasie tegnologieë die mees suksesvolle in die mark van die toekoms behoort te wees.
Description
Thesis (MPhil)--Stellenbosch University, 2015.
Keywords
Organizational sensemaking, Organizational behavior, Ubiquitous computing, UCTD