Supply chain management in complex organisations : a case study of JB Marks Local Municipality
Date
2020-04
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH SUMMARY: Considering the high levels of demand for accelerated quality service delivery and relating challenges faced by the public sector – in particular municipalities – post-1994, the public sector is required to investigate and address its organisational challenges in order to ensure required efficiencies for service delivery. This research investigates the nature of local government operations to evaluate whether or not local government is, by its nature and operations, a complex organisation. Specific reference is given to JB Marks Local Municipality (JBMLM) and its supply chain management (SCM) functions. The evolutionary phenomenon of the organisation does not exclude public sector organisations, such as local government, which must adapt and evolve in order to survive internal and external environment challenges.
The research reveals that municipalities experience the same challenges as other public sector organisations. Factors external to municipalities impact the functioning of local government as an organisation and the functioning of its SCM units. Therefore, one responsibility of local government should be to ensure an in-depth understanding of its environment, including challenges such as those arising from a lack of adequate legislative framework. All efforts must be made to respond to these challenges to prevent external factors from having a detrimental impact on service delivery in local government. The overall mandate of reviewing local government’s legislative framework is aimed at ensuring its resilience and relevance, as this process will enable local government to adopt survival, evolutionary and developmental approaches.
The research investigates SCM practices and determines the effect of complexity on the functioning of organisations such as JBMLM, in particular its supply chain functions, and makes recommendations on how to address these challenges. The study follows a quantitative approach, and data collection is conducted via a self-administered questionnaire. The questionnaire, which was designed based on the literature review, addresses several aspects relating to SCM, complexity and complex organisations. The purpose of the questionnaire is to determine perceptions, experiences, beliefs and expectations of municipal employees, municipal councillors, a representative from the Office of the Auditor-General and community members, with a view to establish the most significant challenges to the optimal functioning of SCM and its associated complexity. In this regard, recommendations are made to empower JBMLM and the general body of local government in South Africa.
Results of the study indicate that local government, as a creature of statute, is a complex organisation with characteristics inherent to all complex organisations. The environment of municipalities characterises a heterogeneity and diversity that impacts on their functioning. The uncertainty, instability, chaos and emergence of new patterns and structural challenges within local government explain its complexity and affects its functioning, including departmental subdivisions, sections and units. The ever-changing local government environment, including the instability within and outside its operating environment, contributes to the volatility, uncertainty, complexity and ambiguity experienced by this sphere of government and affects its total functioning.
SCM is an important factor in and contributor to gross domestic product. Its importance within the internal and external environment of the organisation cannot be overemphasised. The study reveals that a nexus exists between SCM functioning and service delivery within local government and, therefore, failure of SCM has serious implications for municipal service delivery. The results of the study confirm that SCM is influenced by the external environment within which municipalities operate.
Considering complexity in organisations, SCM has become a complex function influenced by various factors such as uncertainty brought about by the internal and external environment. The study reveals that there is a bullwhip effect in the SCM of local government, brought about by the effect of the external environment on the SCM process, such as through reliability of suppliers, actions of competitors, quality of products, demand regarding quantities, timing and increased flexibility requirements. A bullwhip effect refers to a SCM phenomenon wherein changes in demand cause challenges within the whole supply chain network. The study identifies that the two elements of the supply chain management framework –demand management and acquisition management – are directly incompatible withthe complex organisation phenomenon. The study recommends that, in order for SCM to succeed, it must adopt some flexibility in responding to internal and external environment challenges. In addition, the study reveals that the regular amendments to the SCM policy directives and legislative framework are indicative of the complexity of SCM as a support and cross-sectional function within the organisation and local government in general.
The literature review indicates that SCM literature is dissimilar to public sector and local government SCM. Public sector SCM aims to ensure total compliance with the prescripts of national government objectives while SCM literature focuses on ensuring efficiency and effectiveness within the supply chain and its processes.
The supply chain has been part of local government since 2005, when the legislative framework on SCM was introduced. The study reveals that after 13 years in local government SCM is still in a developmental phase and requires constant adjustment to its founding legislation in order to ensure it addresses all unanticipated challenges. Local government is therefore required to adopt a survival, evolutionary and developmental approach to ensure that it remains relevant. It must continuously address its challenges, including its complexity as an organisation.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Met inagneming van die hoe vraag na versnelde dienslewering van gehalte en die uitdagings wat die openbare sektor, veral munisipaliteite, na 1994 in die gesig staar, moet die openbare sektor sy organisatoriese uitdagings ondersoek en aanpak ten einde die vereiste doeltreffendheid vir dienslewering te verseker. Hierdie navorsing het ondersoek ingestel na die aard van die plaaslike owerheidsbedrywighede met die oog op die evaluering van die vraag of die plaaslike owerheid, uit aard en werking, 'n komplekse organisasie was, met spesifieke verwysing na JB Marks Plaaslike Munisipaliteit (JBMLM) en sy voorsieningskettingbestuur (SCM) -funksies. Die evolusionere verskynsel van die organisasie sluit nie organisasies in die openbare sektor, soos die plaaslike regering, uit nie, wat moet sorg dat hulle te midde van al hul uitdagings aanpas en ontwikkel om die interne en eksterne omgewingsuitdagings te oorleef. Die navorsing het aan die lig gebring dat munisipaliteite as organisasies dieselfde uitdagings ervaar as ander organisasies in die openbare sektor. Faktore buite die munisipaliteit beinvloed die funksionering van die plaaslike regering as 'n organisasie en die werking van die SCM-eenhede. Daarom moet een van die verantwoordelikhede van die plaaslike regering wees om te verseker dat daar 'n diepgaande begrip van die omgewing, insluitend die uitdagings, veral die wat voortspruit uit die gebrek aan voldoende wetgewende raamwerk, bestaan. Daar moet alle pogings aangewend word om te verseker dat hierdie uitdagings aangepak word om te verseker dat eksterne faktore nie 'n nadelige of ernstige uitwerking op dienslewering in die plaaslike regering het nie. Die algemene mandaat om die wetgewende raamwerk te hersien, is daarop gemik om te verseker dat die plaaslike regering veerkragtig en relevant is, aangesien hierdie proses die plaaslike regering in staat stel om oorlewings-, evolusionere en ontwikkelingsbenaderings aan te wend. Die navorsing ondersoek die SCM-praktyke en bepaal die effek van kompleksiteit op die funksionering van die organisasie soos JBMLM, veral die voorsieningskettingfunksies, en het probeer om aanbevelings te maak oor hoe hierdie uitdagings aangepak kan word. Die studie het 'n kwantitatiewe benadering gevolg, en data-insameling is gedoen deur middel van 'n self-toegediende vraelys. In die vraelys, wat ontwerp is op grond van die literatuuroorsig wat uitgevoer is, is verskeie aspekte rakende SCM, kompleksiteit en komplekse organisasies aangespreek. Die doel van die vraelys was om die persepsies, ervarings, oortuigings en verwagtinge van munisipale werknemers, munisipale raadslede, 'n verteenwoordiger van die kantoor van die Ouditeur-generaal en lede van die gemeenskap te bepaal, met die doel om die belangrikste uitdagings vir die optimale funksionering van SCM en die gepaardgaande kompleksiteit. In hierdie verband is aanbevelings gedoen om JBMLM en die algemene liggaam van plaaslike regering in Suid-Afrika te bemagtig. Die resultate van die studie het aangedui dat die plaaslike regering, as wese van wette, 'n komplekse organisasie was met inherente eienskappe wat in alle komplekse organisasies voorkom. Die omgewing van munisipaliteite kenmerk 'n heterogeniteit en diversiteit wat 'n invloed het op die funksionering van munisipaliteite. Die onsekerheid, onstabiliteit, chaos en die ontstaan van nuwe patrone en nuwe strukturele uitdagings binne die plaaslike regering verklaar die kompleksiteit van plaaslike regering as 'n organisasie en beinvloed die funksionering van die organisasie, insluitend departementele onderafdelings, afdelings en eenhede. Die immer veranderende omgewing van die plaaslike regering, insluitend die onstabiliteit binne en buite sy bedryfsomgewing, dra by tot die wisselvalligheid, onsekerheid, kompleksiteit en dubbelsinnigheid wat hierdie regeringsfeer ervaar en beinvloed die totale funksionering daarvan. SCM is 'n belangrike faktor in en dra by tot die bruto binnelandse produk. Die belangrikheid daarvan binne die interne en eksterne omgewing van die organisasie kan nie te veel beklemtoon word nie. Die studie het aan die lig gebring dat daar 'n nexus bestaan tussen SCM-funksionering en dienslewering binne die plaaslike regering, en dat die mislukking van SCM ernstige gevolge vir munisipale dienslewering het. Die resultate van die studie het bevestig dat SCM beïnvloed word deur die eksterne omgewing waarin munisipaliteite funksioneer. Met inagneming van kompleksiteit in organisasies, het SCM 'n komplekse funksie geword wat beinvloed is deur verskillende faktore, soos onsekerheid wat deur die interne en eksterne omgewing teweeggebring is. Die studie het aan die lig gebring dat daar 'n sogenaamde ossweep (bullwhip) -effek in SCM binne plaaslike regering is wat veroorsaak word deur die uitwerking van die eksterne omgewing op die SCM-proses, soos betroubaarheid van verskaffers, optrede van mededingers, kwaliteit van die produkte, vraag na hoeveelhede, tydsberekening en verhoogde buigsaamheid vereistes. ‘n Bullwhip-effek verwys na 'n SCM-verskynsel waarin veranderinge in die vraag uitdagings in die hele verskaffingskettingnetwerk veroorsaak. SCM in munisipaliteite word beinvloed deur die kompleksiteite en die wisselvallige, onsekere, komplekse en dubbelsinnige interne en eksterne omgewing. In hierdie opsig is die mark waarin SCM sy goedere en dienste verkry, onseker en hoogs wisselvallig en beinvloed dit die funksionering en doeltreffendheid van die voorsieningskettingbestuur in munisipaliteite. Die studie het geïdentifiseer dat die twee elemente rakende die raamwerk vir voorsieningskettingbestuur, vraagbestuur en verkrygingsbestuur direk onversoenbaar is met die komplekse organisasieverskynsel. Die studie beveel aan dat SCM moet slaag, SCM 'n mate van buigsaamheid moet aanneem om op die interne en eksterne uitdagings te reageer. Daarbenewens het die studie onthul dat die gereelde wysigings aan die SCM-beleidsriglyne en wetgewende raamwerk 'n aanduiding is van die kompleksiteit van SCM as 'n ondersteunende en deursnitfunksie binne die organisasie en die plaaslike regering in die algemeen. Die literatuuroorsig wat uitgevoer is, het aangedui dat SCM, vanuit 'n literatuurperspektief, verskillend is van die openbare sektor en plaaslike regering. SCM in die openbare sektor wil die totale voorwaardes van die nasionale regeringsdoelstellings nakom, terwyl die SCM-literatuur gaan oor die versekering van effektiwiteit en doeltreffendheid binne die voorsieningsketting en sy prosesse. Die voorsieningsketting is sedert 2005 deel van die plaaslike regering met die bekendstelling van die wetgewende raamwerk op SCM. In hierdie verband het die studie aan die lig gebring dat SCM, na 13 jaar in die plaaslike regering, steeds in 'n ontwikkelingsfase was en konstante aanpassing aan die stigtingswetgewing vereis het om te verseker dat dit alle onverwagte uitdagings die hoof bied. Daar word dus van die plaaslike regering verwag om 'n oorlewings-, evolusionere en ontwikkelingsbenadering aan te wend om te verseker dat dit relevant bly. Dit moet voortdurend al sy uitdagings aanspreek, insluitend die kompleksiteit daarvan as organisasie.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Met inagneming van die hoe vraag na versnelde dienslewering van gehalte en die uitdagings wat die openbare sektor, veral munisipaliteite, na 1994 in die gesig staar, moet die openbare sektor sy organisatoriese uitdagings ondersoek en aanpak ten einde die vereiste doeltreffendheid vir dienslewering te verseker. Hierdie navorsing het ondersoek ingestel na die aard van die plaaslike owerheidsbedrywighede met die oog op die evaluering van die vraag of die plaaslike owerheid, uit aard en werking, 'n komplekse organisasie was, met spesifieke verwysing na JB Marks Plaaslike Munisipaliteit (JBMLM) en sy voorsieningskettingbestuur (SCM) -funksies. Die evolusionere verskynsel van die organisasie sluit nie organisasies in die openbare sektor, soos die plaaslike regering, uit nie, wat moet sorg dat hulle te midde van al hul uitdagings aanpas en ontwikkel om die interne en eksterne omgewingsuitdagings te oorleef. Die navorsing het aan die lig gebring dat munisipaliteite as organisasies dieselfde uitdagings ervaar as ander organisasies in die openbare sektor. Faktore buite die munisipaliteit beinvloed die funksionering van die plaaslike regering as 'n organisasie en die werking van die SCM-eenhede. Daarom moet een van die verantwoordelikhede van die plaaslike regering wees om te verseker dat daar 'n diepgaande begrip van die omgewing, insluitend die uitdagings, veral die wat voortspruit uit die gebrek aan voldoende wetgewende raamwerk, bestaan. Daar moet alle pogings aangewend word om te verseker dat hierdie uitdagings aangepak word om te verseker dat eksterne faktore nie 'n nadelige of ernstige uitwerking op dienslewering in die plaaslike regering het nie. Die algemene mandaat om die wetgewende raamwerk te hersien, is daarop gemik om te verseker dat die plaaslike regering veerkragtig en relevant is, aangesien hierdie proses die plaaslike regering in staat stel om oorlewings-, evolusionere en ontwikkelingsbenaderings aan te wend. Die navorsing ondersoek die SCM-praktyke en bepaal die effek van kompleksiteit op die funksionering van die organisasie soos JBMLM, veral die voorsieningskettingfunksies, en het probeer om aanbevelings te maak oor hoe hierdie uitdagings aangepak kan word. Die studie het 'n kwantitatiewe benadering gevolg, en data-insameling is gedoen deur middel van 'n self-toegediende vraelys. In die vraelys, wat ontwerp is op grond van die literatuuroorsig wat uitgevoer is, is verskeie aspekte rakende SCM, kompleksiteit en komplekse organisasies aangespreek. Die doel van die vraelys was om die persepsies, ervarings, oortuigings en verwagtinge van munisipale werknemers, munisipale raadslede, 'n verteenwoordiger van die kantoor van die Ouditeur-generaal en lede van die gemeenskap te bepaal, met die doel om die belangrikste uitdagings vir die optimale funksionering van SCM en die gepaardgaande kompleksiteit. In hierdie verband is aanbevelings gedoen om JBMLM en die algemene liggaam van plaaslike regering in Suid-Afrika te bemagtig. Die resultate van die studie het aangedui dat die plaaslike regering, as wese van wette, 'n komplekse organisasie was met inherente eienskappe wat in alle komplekse organisasies voorkom. Die omgewing van munisipaliteite kenmerk 'n heterogeniteit en diversiteit wat 'n invloed het op die funksionering van munisipaliteite. Die onsekerheid, onstabiliteit, chaos en die ontstaan van nuwe patrone en nuwe strukturele uitdagings binne die plaaslike regering verklaar die kompleksiteit van plaaslike regering as 'n organisasie en beinvloed die funksionering van die organisasie, insluitend departementele onderafdelings, afdelings en eenhede. Die immer veranderende omgewing van die plaaslike regering, insluitend die onstabiliteit binne en buite sy bedryfsomgewing, dra by tot die wisselvalligheid, onsekerheid, kompleksiteit en dubbelsinnigheid wat hierdie regeringsfeer ervaar en beinvloed die totale funksionering daarvan. SCM is 'n belangrike faktor in en dra by tot die bruto binnelandse produk. Die belangrikheid daarvan binne die interne en eksterne omgewing van die organisasie kan nie te veel beklemtoon word nie. Die studie het aan die lig gebring dat daar 'n nexus bestaan tussen SCM-funksionering en dienslewering binne die plaaslike regering, en dat die mislukking van SCM ernstige gevolge vir munisipale dienslewering het. Die resultate van die studie het bevestig dat SCM beïnvloed word deur die eksterne omgewing waarin munisipaliteite funksioneer. Met inagneming van kompleksiteit in organisasies, het SCM 'n komplekse funksie geword wat beinvloed is deur verskillende faktore, soos onsekerheid wat deur die interne en eksterne omgewing teweeggebring is. Die studie het aan die lig gebring dat daar 'n sogenaamde ossweep (bullwhip) -effek in SCM binne plaaslike regering is wat veroorsaak word deur die uitwerking van die eksterne omgewing op die SCM-proses, soos betroubaarheid van verskaffers, optrede van mededingers, kwaliteit van die produkte, vraag na hoeveelhede, tydsberekening en verhoogde buigsaamheid vereistes. ‘n Bullwhip-effek verwys na 'n SCM-verskynsel waarin veranderinge in die vraag uitdagings in die hele verskaffingskettingnetwerk veroorsaak. SCM in munisipaliteite word beinvloed deur die kompleksiteite en die wisselvallige, onsekere, komplekse en dubbelsinnige interne en eksterne omgewing. In hierdie opsig is die mark waarin SCM sy goedere en dienste verkry, onseker en hoogs wisselvallig en beinvloed dit die funksionering en doeltreffendheid van die voorsieningskettingbestuur in munisipaliteite. Die studie het geïdentifiseer dat die twee elemente rakende die raamwerk vir voorsieningskettingbestuur, vraagbestuur en verkrygingsbestuur direk onversoenbaar is met die komplekse organisasieverskynsel. Die studie beveel aan dat SCM moet slaag, SCM 'n mate van buigsaamheid moet aanneem om op die interne en eksterne uitdagings te reageer. Daarbenewens het die studie onthul dat die gereelde wysigings aan die SCM-beleidsriglyne en wetgewende raamwerk 'n aanduiding is van die kompleksiteit van SCM as 'n ondersteunende en deursnitfunksie binne die organisasie en die plaaslike regering in die algemeen. Die literatuuroorsig wat uitgevoer is, het aangedui dat SCM, vanuit 'n literatuurperspektief, verskillend is van die openbare sektor en plaaslike regering. SCM in die openbare sektor wil die totale voorwaardes van die nasionale regeringsdoelstellings nakom, terwyl die SCM-literatuur gaan oor die versekering van effektiwiteit en doeltreffendheid binne die voorsieningsketting en sy prosesse. Die voorsieningsketting is sedert 2005 deel van die plaaslike regering met die bekendstelling van die wetgewende raamwerk op SCM. In hierdie verband het die studie aan die lig gebring dat SCM, na 13 jaar in die plaaslike regering, steeds in 'n ontwikkelingsfase was en konstante aanpassing aan die stigtingswetgewing vereis het om te verseker dat dit alle onverwagte uitdagings die hoof bied. Daar word dus van die plaaslike regering verwag om 'n oorlewings-, evolusionere en ontwikkelingsbenadering aan te wend om te verseker dat dit relevant bly. Dit moet voortdurend al sy uitdagings aanspreek, insluitend die kompleksiteit daarvan as organisasie.
Description
Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2020.
Keywords
Supply chain management , Local Municipality, case study, Local government -- South Africa, Business logistics -- South Africa, Supply chain management -- South Africa, Public administration -- South Africa, UCTD