An evaluation of the implementation of sStrategic sourcing in the Western Cape Government
Date
2017-03
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH SUMMARY : The current weak economic environment has warranted that government reassess its spending behaviour as there is less revenue to cover all of the policy primacies. Strategic sourcing, as a procurement methodology, can guarantee savings of between 3-5% per annum whilst public sector projects have averaged savings of as much as 28%. Strategic sourcing is described as the process of crafting and organising networks of supply in line with the strategic and operational objectives of the organisation whereas the public sector has adopted the definition that refers to “a collaborative and structured process of critically analysing an organisation’s spending and using this information to make business decisions about acquiring commodities more efficiently and effectively”. Whilst, it has been extensively applied in the private sector, limited application of strategic sourcing has been seen in the public sector.
The research was therefore intended to augment the literature by evaluating how strategic sourcing was implemented by the Provincial Treasury in the Western Cape Government (WCG). The research design comprised a literature review and a qualitative case study. The Delphi Group methodology was used given its ability to provide informed consensus from expert panellists. The first round of the Delphi study consisted of an online, Likert-type scale questionnaire denoted of themes of key success factors for strategic sourcing whilst the second round comprised a brainstorming workshop with the Provincial Treasury strategic sourcing team and the strategic sourcing management consultants.
The study revealed that whilst strategic sourcing formed part of the objectives of the Provincial Treasury, there was no Top Management involvement in the execution of strategic sourcing and no Chief Procurement Officer to champion strategic sourcing in the Western Cape Government. It was also found that no structural reorganisation occurred with the implementation of strategic sourcing in view of the fact that the function had to be performed in addition to other existing roles and responsibilities. The predominant compliancy focus of the directorate, responsible for strategic sourcing, was also found to be counter-intuitive to the innovative, business-oriented role that is sought by strategic sourcing. From a governance perspective, gaps included a lack of an organisation-wide steering committee to oversee the implementation of strategic sourcing, lack of a benefits-tracking mechanism and the need for increased supplier involvement in the execution of strategic sourcing. The implementation of strategic sourcing did however succeed in orienting the WCG to procurement spend analysis, created an awareness of strategic sourcing and increased the uptake of business intelligence and technology.
The key recommendations from the research included that provincial departments, as opposed to the Provincial Treasury, spearhead the implementation of strategic sourcing. That the Provincial Treasury appoint a Chief Procurement Officer to champion provincial strategic sourcing strategies and efficiency goals in line with cost containment targets. That a WCG cross-functional steering committee be established to oversee the development and implementation of strategic sourcing. That a Directorate for strategic sourcing be established as the compliancy focus of the current
directorate would continue to detract from the priority that the strategic sourcing function should achieve in view of the drive by the National Treasury to reduce government expenditure. It is concluded that given the intricacies of government and how the gaps in the Provincial Treasury’s implementation mirrored those found in the United States Federal Strategic Sourcing Initiative (FSSI), there is a need for future research to be undertaken to develop a bespoke model for the implementation of strategic sourcing in a public sector environment.
AFRIKAANSE OPSOMMING : Die huidige swak ekonomiese klimaat het die regering genoop om sy bestedingsbeleid te hersien aangesien daar minder inkomste is om al die noodsaaklike uitgawes te dek. Strategiese aankope, wat ontwikkel het as ‘n manier om aankope te doen, kan besparings van tussen 3-5% per jaar teweegbring, terwyl projekte in die openbare sektor gemiddeld besparings van tot soveel as 28% tot gevolg kan he. Strategiese aankope word beskryf as die proses waarvolgens netwerke ontwikkel en georganiseer word dienooreenskomstig die aanbod wat dit op een lyn bring met die strategiese en operasionele doelwitte van die organisasie. Daarenteen het die openbare sektor die definisie aanvaar wat omskryf kan word as die wyse waarop “‘n organisasiese se besteding op 'n gesamentlike en gestruktureerde wyse krities ontleed word en hierdie inligting dan gebruik word om besigheidsbesluite te neem om sodoende kommoditeite op ‘n meer doeltreffend, en effektiewe wyse aan te koop.” Terwyl hierdie beginsel wyd toegepas word in die private sektor, is daar min tekens van strategiese aankope in die openbare sektor. Die navorsing is dus hoofsaaklik daarop gemik om die bestaande literatuur uit te brei deur die evaluering van hoe strategiese aankope geimplementeer word deur die Provinsiale Tesourie in die Wes-Kaapse Regering. Die ontwerp van die navorsing bestaan uit 'n oorsig van die bestaande literatuur en 'n kwalitatiewe gevallestudie. Die metodiek van die Delphi-Groep is gevolg gegewe sy vermoe om ingeligte konsensus van deskundige paneellede te voorsien. Die eerste rondte van die Delphi-studie het bestaan uit 'n aanlyn, Likert-tipe skaal-vraelys wat temas van sleutelsuksesfaktore vir strategiese aankope aandui, terwyl die tweede rondte bestaan het uit 'n dinkskrum-werkswinkel met die span wat verantwoordelik is vir strategiese aankope vir die Provinsiale Tesourie asook die bestuurskonsultante belas met strategiese aankope. . Die studie het getoon dat terwyl strategiese aankope een van die van die Provinsiale Tesourie se doelwitte is, was daar geen betrokkenheid van die top-bestuur by strategiese aankope nie en ook geen Hoofbeampte wat kon omsien na strategiese aankope in die Wes-Kaapse Regering nie. Daar is voorts bevind dat daar geen strukturele herorganisasie plaasgevind het met die implementering van strategiese aankope nie. Dis gesien in die lig van die feit dat die uitvoering van sodanige funksie bykomend was tot ander bestaande rolle en verantwoordelikhede. Daar is voorts ook gevind dat die vernaamste inskiklikheidsfokus van die Direktoraat, wat verantwoordelik is vir strategiese aankope, teen-intuitief is gemeet aan die innoverende, sake-georienteerde rol wat strategiese aankope behoort te speel. Vanuit 'n regeringsoogpunt beskou, bestaan daar ook leemtes, onder meer 'n gebrek aan 'n bree organisatoriese bestuurskomitee om toesig te hou oor die implementering van strategiese aankope; 'n gebrek aan 'n meganisme om voordele te bepaal; en die behoefte aan 'n groter betrokkenheid van die verskaffer by die uitvoering van strategiese aankope. Die implementering van strategiese aankope het egter wel daarin geslaag om die Wes-Kaapse Regering te orienteer wat betref die analise van sy aankope-besteding, en ook om 'n bewustheid te skep ten opsigte van strategiese aankope en die noodsaaklikheid vir die Wes-Kaapse Regering om sake-intelligensie en tegnologie in in te span. Die belangrikste aanbevelings van die navorsing sluit in dat provinsiale departemente, in teenstelling met die Provinsiale Tesourie, verantwoordelik moet wees vir die implementering van strategiese aankope. Voorts dat die Provinsiale Tesourie 'n Hoof-Beampte vir Aankope aanstel wat fokus op provinsiale, strategiese aankoopstrategiee en wat ook omsien na doeltreffendheidsdoelwitte in lyn met kostebeheer-teikens. En dan dat die Wes-Kaapse Regering ‘n kruis-funksionele bestuurskomitee tot stand bring om toesig te hou oor die ontwikkeling en implementering van strategiese aankope. Dan moet 'n Direktoraat vir strategiese aankope gestig word omdat die inskiklikheidsfokus van die huidige Direktoraat na alle waarskynlikheid sal voortgaan om afbreuk te doen aan die prioriteit van die strategiese aankope-funksie in terme van doelwitte daargestel deur die nasionale tesourie om staatsbesteding te verminder. Opsommenderwys kan gese word dat, gegewe die kompleksiteit van die regering en as gevolg van die bestaande leemtes wat betref die implementering deur die Provinsiale Tesourie, ‘n situasie ontstaan het wat ook in die Verenigde State van Amerika se Federal Strategic Sourcing Initiative (FSSI) ter sprake kom. Daar bestaan dus 'n behoefte aan verdere navorsing ten einde 'n geskikte model vir die ontwikkeling van implementering van strategiese aankope in 'n openbare sektor-omgewing te vind.
AFRIKAANSE OPSOMMING : Die huidige swak ekonomiese klimaat het die regering genoop om sy bestedingsbeleid te hersien aangesien daar minder inkomste is om al die noodsaaklike uitgawes te dek. Strategiese aankope, wat ontwikkel het as ‘n manier om aankope te doen, kan besparings van tussen 3-5% per jaar teweegbring, terwyl projekte in die openbare sektor gemiddeld besparings van tot soveel as 28% tot gevolg kan he. Strategiese aankope word beskryf as die proses waarvolgens netwerke ontwikkel en georganiseer word dienooreenskomstig die aanbod wat dit op een lyn bring met die strategiese en operasionele doelwitte van die organisasie. Daarenteen het die openbare sektor die definisie aanvaar wat omskryf kan word as die wyse waarop “‘n organisasiese se besteding op 'n gesamentlike en gestruktureerde wyse krities ontleed word en hierdie inligting dan gebruik word om besigheidsbesluite te neem om sodoende kommoditeite op ‘n meer doeltreffend, en effektiewe wyse aan te koop.” Terwyl hierdie beginsel wyd toegepas word in die private sektor, is daar min tekens van strategiese aankope in die openbare sektor. Die navorsing is dus hoofsaaklik daarop gemik om die bestaande literatuur uit te brei deur die evaluering van hoe strategiese aankope geimplementeer word deur die Provinsiale Tesourie in die Wes-Kaapse Regering. Die ontwerp van die navorsing bestaan uit 'n oorsig van die bestaande literatuur en 'n kwalitatiewe gevallestudie. Die metodiek van die Delphi-Groep is gevolg gegewe sy vermoe om ingeligte konsensus van deskundige paneellede te voorsien. Die eerste rondte van die Delphi-studie het bestaan uit 'n aanlyn, Likert-tipe skaal-vraelys wat temas van sleutelsuksesfaktore vir strategiese aankope aandui, terwyl die tweede rondte bestaan het uit 'n dinkskrum-werkswinkel met die span wat verantwoordelik is vir strategiese aankope vir die Provinsiale Tesourie asook die bestuurskonsultante belas met strategiese aankope. . Die studie het getoon dat terwyl strategiese aankope een van die van die Provinsiale Tesourie se doelwitte is, was daar geen betrokkenheid van die top-bestuur by strategiese aankope nie en ook geen Hoofbeampte wat kon omsien na strategiese aankope in die Wes-Kaapse Regering nie. Daar is voorts bevind dat daar geen strukturele herorganisasie plaasgevind het met die implementering van strategiese aankope nie. Dis gesien in die lig van die feit dat die uitvoering van sodanige funksie bykomend was tot ander bestaande rolle en verantwoordelikhede. Daar is voorts ook gevind dat die vernaamste inskiklikheidsfokus van die Direktoraat, wat verantwoordelik is vir strategiese aankope, teen-intuitief is gemeet aan die innoverende, sake-georienteerde rol wat strategiese aankope behoort te speel. Vanuit 'n regeringsoogpunt beskou, bestaan daar ook leemtes, onder meer 'n gebrek aan 'n bree organisatoriese bestuurskomitee om toesig te hou oor die implementering van strategiese aankope; 'n gebrek aan 'n meganisme om voordele te bepaal; en die behoefte aan 'n groter betrokkenheid van die verskaffer by die uitvoering van strategiese aankope. Die implementering van strategiese aankope het egter wel daarin geslaag om die Wes-Kaapse Regering te orienteer wat betref die analise van sy aankope-besteding, en ook om 'n bewustheid te skep ten opsigte van strategiese aankope en die noodsaaklikheid vir die Wes-Kaapse Regering om sake-intelligensie en tegnologie in in te span. Die belangrikste aanbevelings van die navorsing sluit in dat provinsiale departemente, in teenstelling met die Provinsiale Tesourie, verantwoordelik moet wees vir die implementering van strategiese aankope. Voorts dat die Provinsiale Tesourie 'n Hoof-Beampte vir Aankope aanstel wat fokus op provinsiale, strategiese aankoopstrategiee en wat ook omsien na doeltreffendheidsdoelwitte in lyn met kostebeheer-teikens. En dan dat die Wes-Kaapse Regering ‘n kruis-funksionele bestuurskomitee tot stand bring om toesig te hou oor die ontwikkeling en implementering van strategiese aankope. Dan moet 'n Direktoraat vir strategiese aankope gestig word omdat die inskiklikheidsfokus van die huidige Direktoraat na alle waarskynlikheid sal voortgaan om afbreuk te doen aan die prioriteit van die strategiese aankope-funksie in terme van doelwitte daargestel deur die nasionale tesourie om staatsbesteding te verminder. Opsommenderwys kan gese word dat, gegewe die kompleksiteit van die regering en as gevolg van die bestaande leemtes wat betref die implementering deur die Provinsiale Tesourie, ‘n situasie ontstaan het wat ook in die Verenigde State van Amerika se Federal Strategic Sourcing Initiative (FSSI) ter sprake kom. Daar bestaan dus 'n behoefte aan verdere navorsing ten einde 'n geskikte model vir die ontwikkeling van implementering van strategiese aankope in 'n openbare sektor-omgewing te vind.
Description
Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2017.
Keywords
Strategic sourcing -- Western Cape (South Africa), South Africa -- Economic conditions, Business logistics -- Western Cape (South Africa), Western Cape (South Africa). Provincial Treasury, UCTD