A novel implementation framework for ISO 9001:2015

Abstract

ENGLISH ABSTRACT: This study proposes an alternative implementation method for ISO 9001:2015 by using knowledge transfer best practice as a basis for the development of an implementation framework. ISO 9001 is by far the most widely implemented ISO management system standard with an implementation base of 1.1 million accreditations worldwide, and the benefits of ISO 9001 accreditation are well established. Despite this, implementation of the standard is at times superficial. Unfortunately, there is a gap in literature on implementation methods for ISO 9001. This study will, therefore, be a valuable contribution to the ISO 9001 body of knowledge. Organisations seeking or maintaining an ISO 9001:2015 accreditation would find the proposed framework useful. Implementations are usually done by means of a checklist gap assessment and action plan. However, this is consistent with presenting requirements in paragraph form and is not in line with knowledge transfer best practice. It has been shown that diagrams can assist with learning. Although the environments are very different, organizational learning, and therefore the ability to implement ISO 9001 requirements, might also be more effective if the requirements are presented in a diagram or flowchart form. This principle was applied in the development of an alternative implementation framework, namely the Quality Framework, which is in the form of an interactive and editable flowchart. This approach promotes the sustainable integration of requirements into existing operations. The Quality Framework is novel in that it provides a consolidated framework of the generic requirements of the standard in a diagrammatic format that is interactive and allows managers to populate with particulars from their own environments. To test the impact of the framework, the attitude of managers towards ISO 9001 was selected as a metric and measured by means of a six-point Likert style survey. The framework was tested within a South African State-Owned Enterprise. Significance tests provided the following insights in favour of the framework when compared to the commonly used checklist method. The framework is superior in providing operational improvement methodologies and potentially has a positive effect on how managers perceive their operations. In addition, it is potentially less effort to maintain than the checklist. The sample size for each survey group was 17 and 19 respectively. Despite the small sample size, the endeavour involved targeting 65 departments in the participating organisation with 38 of them responding to the survey. This constitutes a big organisational undertaking. In light of these conclusions, it is recommended that the Quality Framework be used for the implementation of ISO 9001:2015.

AFRIKAANSE OPSOMMING: Die navorsingstudie stel ʼn alternatiewe metode vir die implementering van ISO 9001:2015 voor, deur die ontwikkeling van ʼn implementeringsraamwerk wat geskoei is op beste praktyk met betrekking tot die beginsels van kennisoordrag. ISO 9001 is verreweg die mees algemene geïmplementeerde ISO bestuurstelsel standaard, met 1.1 miljoen akkreditasies wêreldwyd. Die voordele wat ʼn ISO 9001 implementering inhou is goed gevestig. Ondanks daarvan is die implementering van die standaard steeds soms oppervlakkig. Ongelukkig bestaan daar weinig akademiese literatuur wat handel oor die implementeringsmetodes vir ISO 9001. Hierdie studie sal dus ʼn waardevolle bydrae maak tot die ISO 9001 akademiese literatuur. Organisasies wat beplan om ʼn ISO 9001:2015 akkreditasie te bekom of te onderhou, sal die voorgestelde raamwerk waardevol vind. Die implementering van ISO 9001 word oor die algemeen voltooi deur die opstel van ʼn kontrolelys wat tekortkominge identifiseer en ʼn aksieplan om die tekortkomige aan te spreek. Hierdie metode is egter soortgelyk daaraan om die vereistes in die vorm van ʼn paragraaf voor te stel en is nie noodwendig die beste praktyk vir kennisoordrag nie. Studies het aangedui dat die gebruik van diagramme bydra tot voorbereiding vir toetse. Alhoewel die omgewings wesenlik verskil, kan die voorstel om ISO 9001-vereistes as ʼn diagram of vloeidiagram uit te beeld dus ʼn effektiewe metode wees om die vereistes oor te dra. Hierdie beginsel is gebruik tydens die ontwikkeling van ’n alternatiewe raamwerk vir implementering, naamlik die Kwaliteit Raamwerk. Die raamwerk maak gebruik van interaktiewe vloeidiagramme wat deur die gebruikers ingevul en gewysig kan word. Die benadering bevorder die volhoubare integrasie van die ISO 9001-vereistes in bestaande besigheidsprosesse. Die Kwaliteit Raamwerk kan beskou word as nuut en uniek aangesien dit ʼn gekonsolideerde raamwerk van die generiese vereistes van die ISO 9001-standaard in ʼn interaktiewe diagram aan bestuurders verskaf. Dit laat bestuurders ook toe om inligting uit hul eie omgewings tot die raamwerk by te voeg. Die impak van die Kwaliteit Raamwerk is bepaal deur ʼn meningsopname waarin die ingesteldheid van bestuurders teenoor die implementering van ISO 9001 gemeet is. Die bestuurders se ingesteldheid is gemeet deur gebruik te maak van ʼn ses-punt Likert-skaal vraelys. Die raamwerk is daarna getoets in ʼn Suid Afrikaanse staatsbeheerde instelling. Die verwerking van die data is voltooi deur gebruik te maak van statistiese toetse. Die resultate het getoon dat die respondente die raamwerk bo die tradisionele kontrolelys verkies. Die raamwerk word ook as ʼn beter opsie beskou om operasionele verbeteringsprosesse te fasiliteer. Dit het waarskynlik ʼn positiewe invloed op die bestuurders se uitkyk op hul operasionele omgewing. Verder vereis die raamwerk waarskynlik minder onderhoud in vergelyking met die kontrolelys. Die steekproefgrootte vir die opname was 17 en 19 onderskeidelik. Ten spyte van die klein steekproefgrootte het die onderneming 65 departemente van die deelnemende organisasie geteiken, waarvan 38 op die opname gereageer het. Die loodsstudie kan dus gesien word as ʼn groot onderneming. Met betrekking tot die gevolgtrekkings van die studie, kan aanbeveel word dat die Kwaliteit Raamwerk as voorkeur vir die implimentering van ISO 9001:2015 gebruik word.