Transparency in supply chain management : a South African local government case analysis
Date
2014-04
Authors
Mhlongo, Nozipho Felicity
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH ABSTRACT: This study was conducted to assess transparency in Supply Chain Management (SCM) at
local government. The case study of eThekwini Municipality as an institution at the local
sphere of government was used to explore the objectives of the study. Fundamentally,
institutions such as municipalities and municipal entities, by virtue of being the closest to the
people, play an important role of rendering basic services that are aimed at improving living
standards of local communities. Therefore, purchasing of goods and/ or services through
SCM should strictly comply with specific legislation, policies and regulations which are
implemented to achieve standard norms and principles in execution of these duties. One of
these requirements is achieved by adhering to transparency in procurement processes.
Ultimately, adherence to the principle of transparency in SCM results to openness in
decision-making and integrity of the entire process. In this study, these considerations were
explored at eThekwini Municipality’s SCM and qualitative analysis of secondary data against
SCM legislation, policies and regulations were extensively investigated to establish the extent
to which the SCM processes had adhered to transparency. The findings of the analysis as primarily guided by the Auditor-General’s (AG’s) audit
outcomes since the launch of “Operation Clean Audit” established that the municipality had
not received a clean audit during the period of review from the 2009/2010 to 2011/2012
financial years. The findings pointed to a number of issues regarding SCM irregularities,
exceptionally high irregular expenditure (with a net regression of 12% in the financial year
2010/2011), abuse of contract deviations, failure of the accounting officer to give reasons in
writing for irregular expenditure and non-compliance with applicable laws and regulations.
This state of affairs had led to the municipality making a prognosis of the internal issues
which placed them at risk. These issues informed the development of a strategy to implement
austerity systemic and financial management measures to mitigate the identified risks. The
findings of the study concluded that the importance of adherence to transparency results in
sound decision-making, promotes access to information to the public and other stakeholders,
increases integrity of processes, and prevents opportunities of fraud and maladministration.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Hierdie studie is uitgevoer om deursigtigheid te evalueer in Voorsieningskettingbestuur op plaaslike regering. Die gevallestudie van eThekwini Munisipaliteit as 'n instelling op die plaaslike vlak van regering is gebruik om die doelwitte van die studie te verken. Fundamenteel speel instansies soos munisipaliteite en munisipale entiteite ‘n belangrike rol in die lewering van basiese dienste wat gemik is op die verbetering van lewensstandaarde van plaaslike gemeenskappe, omdat hulle die naaste aan die mense is. Daarom moet die aankoop van goedere en / of dienste deur Voorsieningskettingbestuur streng voldoen aan spesifieke wetgewing, beleid en regulasies wat geïmplementeer is om standaard norme en beginsels in die uitvoering van hierdie pligte te bereik. Een van die vereistes kan aan voldoen word deur deursigtigheid in die verkryging prosesse. Uiteindelik sal die nakoming van die beginsel van deursigtigheid in Voorsieningskettingbestuurdie openheid in besluitneming en integriteit van die hele proses tot gevolg hê. In hierdie studie, was die oorwegings ondersoek by die eThekwini Munisipaliteit se Voorsieningskettingbestuur en ‘n kwalitatiewe analise van sekondêre data teen Voorsieningskettingbestuur wetgewing, beleid en regulasies was intens ondersoek om die mate waarin die Voorsieningskettingbestuur prosesse voldoen het aan deursigtigheid, te bepaal. Die bevindinge van die analise was hoofsaaklik gelei deur die Ouditeur-Generaal se oudituitkomste sedert die bekendstelling van "Operasie Skoon Oudit ", en dit het gewys dat die munisipaliteit nie 'n skoon oudit gehad het gedurende die tydperk van die hersiening van die 2009/2010 tot 2011/2012 finansiële jaar nie. Die bevindinge het gewys op 'n aantal kwessies rakende Voorsieningskettingbestuur ongerymdhede, buitengewoon hoë onreëlmatige uitgawes (met 'n netto agteruitgang van 12 % in die finansiële jaar 2010/2011), die misbruik van kontrak afwykings, nalating van die rekenpligtige beampte om redes te gee vir die afskryf van onreëlmatige uitgawes en nie- nakoming van die toepaslike wette en regulasies. Hierdie toedrag van sake het daartoe gelei dat die munisipaliteit 'n prognose gemaak het van die interne kwessies wat vir hulle ‘n risiko was. Hierdie kwessies het gelei tot die ontwikkeling van 'n strategie om sistemiese en finansiële bestuur maatreëls in te stel om die geïdentifiseerde risiko's te verminder. Die bevindings van die studie dui daarop dat die nakoming van deursigtigheid lei tot gesonde besluitneming, bevordering van toegang tot inligting aan die publiek en ander belanghebbendes, en dat dit die integriteit van prosesse verhoog, en geleenthede vir bedrog en wanadministrasie voorkom.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Hierdie studie is uitgevoer om deursigtigheid te evalueer in Voorsieningskettingbestuur op plaaslike regering. Die gevallestudie van eThekwini Munisipaliteit as 'n instelling op die plaaslike vlak van regering is gebruik om die doelwitte van die studie te verken. Fundamenteel speel instansies soos munisipaliteite en munisipale entiteite ‘n belangrike rol in die lewering van basiese dienste wat gemik is op die verbetering van lewensstandaarde van plaaslike gemeenskappe, omdat hulle die naaste aan die mense is. Daarom moet die aankoop van goedere en / of dienste deur Voorsieningskettingbestuur streng voldoen aan spesifieke wetgewing, beleid en regulasies wat geïmplementeer is om standaard norme en beginsels in die uitvoering van hierdie pligte te bereik. Een van die vereistes kan aan voldoen word deur deursigtigheid in die verkryging prosesse. Uiteindelik sal die nakoming van die beginsel van deursigtigheid in Voorsieningskettingbestuurdie openheid in besluitneming en integriteit van die hele proses tot gevolg hê. In hierdie studie, was die oorwegings ondersoek by die eThekwini Munisipaliteit se Voorsieningskettingbestuur en ‘n kwalitatiewe analise van sekondêre data teen Voorsieningskettingbestuur wetgewing, beleid en regulasies was intens ondersoek om die mate waarin die Voorsieningskettingbestuur prosesse voldoen het aan deursigtigheid, te bepaal. Die bevindinge van die analise was hoofsaaklik gelei deur die Ouditeur-Generaal se oudituitkomste sedert die bekendstelling van "Operasie Skoon Oudit ", en dit het gewys dat die munisipaliteit nie 'n skoon oudit gehad het gedurende die tydperk van die hersiening van die 2009/2010 tot 2011/2012 finansiële jaar nie. Die bevindinge het gewys op 'n aantal kwessies rakende Voorsieningskettingbestuur ongerymdhede, buitengewoon hoë onreëlmatige uitgawes (met 'n netto agteruitgang van 12 % in die finansiële jaar 2010/2011), die misbruik van kontrak afwykings, nalating van die rekenpligtige beampte om redes te gee vir die afskryf van onreëlmatige uitgawes en nie- nakoming van die toepaslike wette en regulasies. Hierdie toedrag van sake het daartoe gelei dat die munisipaliteit 'n prognose gemaak het van die interne kwessies wat vir hulle ‘n risiko was. Hierdie kwessies het gelei tot die ontwikkeling van 'n strategie om sistemiese en finansiële bestuur maatreëls in te stel om die geïdentifiseerde risiko's te verminder. Die bevindings van die studie dui daarop dat die nakoming van deursigtigheid lei tot gesonde besluitneming, bevordering van toegang tot inligting aan die publiek en ander belanghebbendes, en dat dit die integriteit van prosesse verhoog, en geleenthede vir bedrog en wanadministrasie voorkom.
Description
Thesis (MPA)--Stellenbosch University, 2014.
Keywords
Government purchasing -- South Africa, Business logistics -- South Africa, UCTD, Dissertations -- Public management and planning, Theses -- Public management and planning