What project managers do : where they succeed and where they fall short

Van Rensburg, J. L. (2002-12)

Thesis (MBA)--Stellenbosch University, 2002.

Thesis

ENGLISH ABSTRACT: Project management is about the art of converting vision into reality. Projects and project managers were traditionally evaluated on time, cost and quality aspects. This has evolved over time into nine project management knowledge areas. The nine knowledge areas are also the basis on which project A successful project manager has a positive attitude and can get the work done through his project team, to meet the project objectives. The main shortfalls as indicated in the literature are clarity of roles and responsibilities, planning and scheduling as well as cost and financial control. Other shortfalls include procurements and contract negotiations and the managing of time and budget constraints. The way to fix it is to put a lot of focus into that area and assign extra people if you have to. The project manager must still maintain the balance with the other areas. Proper up front planning is the best remedial measure to ensure success. Success breeds success and there are no shortcuts in project management. Project quality and project scope management is generally the two areas where project managers are successful all over the world according to literature. Constant evaluation is the key to being successful as a project manager. Project managers must benchmark themselves against other good project managers to measure themselves and to work on the areas, which needs more attention. It is imperative that project managers understand the expected outcome of the project and what is expected from him. Project management cannot run without good systems in place to monitor the whole project life cycle. The project manager should have the say in the selection of the project team as his ultimate success or failure is dependent on the people that he is going to work with. You must plan out the whole process before you start. If you fail to plan, you plan to fail. managers are evaluated for being successful or failing. All people have the tendency to favor certain areas more than other areas and hence they excel in those areas. Literature indicates that project managers still focus largely on quality. It is important for the project manager to maintain a balance amongst the nine knowledge areas. Constant evaluation of the project manager throughout the life cycle of the project is important and must be used as early warning devices to indicate when things are going wrong. The nine areas include cost, time, and quality and scope management. It further involves risk management, human resou rces ma nagement, procu remen.t, com munications management and integration of all the areas into the project life cycle. Project managers must have exceptional human resource skills. Project management is not about managing the work, but about managing the people to deliver the results. The project manager must be a leader and is only as successful as the team he leads. All nine project management knowledge areas are important, and the integration process must be managed carefully to be successful as a project manager.

AFRIKAANSE OPSOMMING: Projek bestuur gaan oor die kuns om 'n idee in realiteit te omskep. Projekte en projek bestuurders is tradisioneel beoordeel ten opsigte van tyd, koste en kwaliteit. Dit het met tyd ontwikkel tot die huidige nege kennis areas van projek bestuur. Die nege kennis areas, is dan ook die areas waarop projek bestuurders beoordeeI word om te sien of hulle suksesvol is al dan nie. Alle mense het die geneigdheid om beter te doen in sekere areas as in ander, omdat hulle meer daarin belang stel. Die literatuur dui aan dat projek bestuurders steeds baie fokus op kwaliteit. Dit is egter belangrik vir die projek bestuurder om 'n balans te handhaaf tussen die nege kennis areas. Gereelde evaluering van die projek bestuurder gedurende die lewensiklus van die projek is belangrik. Dit kan ook dien as vroegtydige waarskuwings tekens dat dinge moontlik kan verkeerd loop. Die nege areas sluit in, koste, tyd, kwaliteit en bestuur van die omvang van die projek. Verder sluit dit risiko bestuur, personeel bestuur, aankope, kommunikasie bestuur en integrasie van al die areas in die lewensiklus in. Projek bestuurders het hoë vlakke van vaardigheid nodig in die bestuur van mense. Projek bestuur gaan nie oor die bestuur van die werk nie, maar oor die bestuur van die mense wat verantwoordelik is vir die werk. Die projek bestuurder moet 'n ware leier wees en kan slegs suksesvol wees as die span wat hy lei suksesvol is. AI nege kennis areas is belangrik en die sukses van die projek bestuurder hang af van die mate wat die integrasie proses suksesvol toegepas word. 'n Suksesvolle projek bestuurder moet 'n positiewe houding hê. Hy sal dan daarin slaag om die doelwitte suksesvol te behaal deur die gebruik van sy projek span se vaardighede. Die groot tekortkominge soos aangedui in die literatuur is die verstaan van rolle en die verantwoordelikheid van elke rolspeler, beplanning en skedulering, sowel as koste en finansiële bestuur. Ander tekortkominge sluit in aankope en kontrak bestuur, asook die bestuur van tyd en begrotings. Die manier om tekortkominge uit te sorteer is om ten volle aandag daaraan te gee, sonder om die balans te versteur tussen die nege kennis areas. Ken meer mense toe om die probleem aan te spreek. Die beste kuur is om seker te maak dat die vooruit beplanning reg is. Sukses skep meer sukses en daar is geen kortpaaie in projek bestuur nie. Volgens literatuur is daar twee areas waarin projek bestuurders uitblink. Die kwaliteit van die projek en die bestuur van die omvang van die projek word deur die wêreld heen as suksesvolle areas van projek bestuur gesien. Gereelde evaluasie is die sleutel tot sukses as projek bestuurder. Projek bestuurders moet hulle self vergelyk met ander goeie projek bestuurders en areas waarin hulle onderpresteer onder die knie kry. Dit is belangrik vir die projek bestuurder om voor die tyd seker te maak wat die verwagte uitkoms van die projek behels en wat presies van hom verwag word. Projek bestuur kan nie bedryf word en gemonitor word sonder om goeie sisteme in plek te hê nie. Dit is belangrik om die hele lewensiklus van die projek te monitor. Gegewe die belangrikheid van die projek bestuur span is dit van uiterste belang dat die projek bestuurder toegelaat word om sy eie span te kies. Die sukses van die projek bestuurder hang af van die sukses van sy span. Die hele proses moet vooruit beplan word voordat die projek eens 'n aanvang neem. As jy faal om te beplan, dan beplan jy om te faal.

Please refer to this item in SUNScholar by using the following persistent URL: http://hdl.handle.net/10019.1/53221
This item appears in the following collections: