Rynmar value adding process design diagnostic tool

Brandt, Rynier (2001-03)

Thesis (MBA)--Stellenbosch University, 2001.

Thesis

ENGLISH ABSTRACT: "Value adding process design" entails two underlying concepts, namely "business process" and "value adding": Business process: According to Dr Michael Hammer (Hammer, 1999), the recognised father of process thinking, a business process is an "organised group of related activities that together create customer value". The focus in the process is not on individual units of work, which by themselves accomplish nothing for a customer, but rather on an entire group of activities that, when effectively brought together, create a result that customers value. Value adding: The concept of "value adding" can be defined in different ways depending on the receiver of the value (shareholders, customers or employees). From a shareholder perspective, value adding can be measured by using EVA (Economic Value Added). EVA is a measure of economic profit generally meaning that a positive EVA indicates that value has been created, whereas a negative EVA means value has been destroyed. The perspective from which process improvement is addressed is the value that is added for the customer, but always with the constraint of not negatively impacting the EVA of the organisation. Value adding process design: "Value adding process" design entails the design of a business process or interrelated business processes to ensure that employee and customer needs are satisfied, whilst creating value for shareholders. The objective of this study is to develop a methodology and supporting tools to enable a organisation to make the transition from being task focused to becoming a truly process organisation. The approach that is proposed is the Rynmar VAP Diagnostic Tool. The approach consists of 5 phases, best explained by the metaphor of building a house: • Setting the stage (phase 0) is identifying the need for a house, i.e. being unhappy with the current situation to an extent that one has the burning desire to change surrounding, even if it will cost a lot of time, effort and financial resources. • Visioning (phase 1) is drawing an artist impression of the house. It involves thinking what the new house should look like, for example do I want a Cape-Dutch house with thatched roof and white walls, or an Italian design with tiled roof and off-white walls. Visioning is the magnetic force that one holds on to whenever the question is asked: "Is it worth the effort?" • Design Process (phase 2) entails applying different techniques to draw an architectural design of the firstly the current processes, followed by the future process that will meet the different aspects of the vision. • Prototype & Build (phase 3) involves firstly building a small scale model of the house to test and improve the design made in phase 3, followed by building the actual house. • Train & Implement (phase 4) firstly entails training the different people in the skills required by the new process design and then implementing the process under careful guidance of the project team, i.e. moving into the house. • Continuous Improvement (phase 5) involves continuously improving the process to ensure that incremental performance improvement is achieved, which will lead to a dramatic cumulative improvement over time.

AFRIKAANSE OPSOMMING: "Waarde toegevoeging proses ontwerp" behels twee onderliggende konsepte, naamlik "besigheidsproses" en "waarde toevoeging": Besigheidsproses: Volgens Dr Michael Hammer (Hammer, 1999), die erkende vader van prosesdenke, kan 'n besigheidsproses definieer word as 'n georganiseerde groep van aktiwiteite wat gesamentlik waarde skep vir 'n kliënt. Die fokus in die proses is nie op individuele komponente van werk nie, wat individueel niks vir die gebruiker kan vermag nie, maar eerder op 'n geïntegreerde groep van aktiwiteite wat, indien effektief gegroepeer word, waarde skep vir 'n kliënt. Waarde toevoeging: Die konsep "waarde toevoeging" kan op verskillende maniere gedefinieer word afhangende van die ontvanger van die waarde (aandeelhouers, kliënte of werknemers). Vanuit die perspektief van 'n aandeelhouer word waarde toevoeging gemeet deur gebruik te maak van EVA ("Economic Value Added'). EVA is 'n maatstaf van ekonomiese wins, wat daarop neerkom dat 'n positiewe EVA aandui dat waarde geskep (toegevoeg) is, terwyl 'n negatiewe EVA beteken dat waarde verwoes is (waardevermindering). Prosesverbetering word gevolglik daarop gerig om waarde toe te voeg vir 'n kliënt, maar altyd onderhewig daaraan dat dit 'n positiewe impak op die EVA van die organisasie sal hê. Waarde toegevoegde proses ontwerp: "Waarde toegevoegde proses ontwerp" behels die ontwerp van 'n besigheidsproses of verwante besigheidprosesse wat sal verseker dat daar aan die behoeftes van werknemers en kliënte voldoen word en terselftertyd dat waarde geskep word vir aandeelhouers. Die doelwit van hierdie studie is om 'n metodologie en ondersteunende gereedskap te ontwikkel wat 'n organisasie in staat stel om die transformasie te maak van 'n taak-georiënteerde na 'n ten volle proses-georiënteerde organisasie. Die benadering wat voorgestel word is die Rynmar VAP model. Die benadering bestaan uit vyf fases en kan verduidelik word aan die hand van die metafoor om 'n huis te bou: • Definieer 'n platform vir verandering (fase 0) is om die behoefte te identifiseer om 'n huis te bou, naamlik om ontevrede te wees met die huidige situasie tot so 'n mate dat 'n brandende begeerte bestaan om iets daaraan te doen, selfs al kos dit tyd, moeite en finansies. • Skep van 'n prosesvisie (fase 1) is om 'n kunstenaarsvoorstelling te maak van die huis. Dit sluit in hoe die nuwe huis moet lyk, byvoorbeeld 'n Kaaps-Hollandse huis met 'n grasdak en wit mure. 'n Visie is die magnetiese aantrekkingskrag wat 'n organisasie aan vasklou wanneer die vraag gevra word: "Is dit die moeite werd?" • Proses ontwerp (fase 2) behels die toepassing van verskillende tegnieke om 'n argitekstekening van eerstens die bestaande prosesse te maak, gevolg deur die ontwerp van toekomstige prosesse wat die visie sal verwesenlik. • Prototipering & bou (fase 3) behels die bou van 'n klein skaalmodel van die huis om die ontwerp te toets en verbetering aan te bring, gevolg deur die werklike bou van die huis. • Opleiding & implementering (fase 4) behels eerstens die opleiding van die betrokke partye, gefokus op die vaardighede wat benodig word om die nuwe proses te implementer. Vervolgens word die proses implementeer onder die waaksame oog van die projekspan, naamlik om in die huis in te trek. • Kontinue verbetering (fase 5) behels die kontinue verbetering van die proses wat sal verseker dat inkrementele verbetering behaal word, wat lei tot dramatiese verbetering opgebou oor tyd.

Please refer to this item in SUNScholar by using the following persistent URL: http://hdl.handle.net/10019.1/52442
This item appears in the following collections: