Improving service delivery through changing from cash to accrual accounting : lessons for South Africa based on a cross-national study

Baboojee, Beerson (2011-12)

Thesis (MDF)--Stellenbosch University, 2011.

Thesis

ENGLISH ABSTRACT: The study undertakes an extensive literature review and analysis of the South African Government’s venture towards adopting accrual accounting in the national and provincial spheres of government. The venture is benchmarked against similar ventures of New Zealand, Australia and the United Kingdom. The experiences of other countries are used only to the extent needed to shed further light on certain issues and do not constitute a meaningful portion of the study. The study examined whether the accruals basis of accounting will increase the value of the system of accounting in the broader strategy to improve service delivery in the national and provincial spheres of government in South Africa. Two subsidiary issues are also examined: whether the departments are ready and able to cope with a change to accrual accounting in the foreseeable future; and the risks inherent in the change The main observations of the study are that the Government of South Africa (GoSA) faces a serious service delivery crisis. The government has identified that a broad package of reforms, including an improved system of accounting, is needed to address the service delivery dilemma. The change from the current modified cash to the accruals basis of accounting in the national and provincial spheres of government forms part of this solution. The change to accrual accounting is aimed at producing additional and more sophisticated information that will be used to improve decision making and ultimately the quality and cost of government services. This move is consistent with the requirements of the PFMA, which requires the government’s accounting system to operate within the GRAP framework, an accrual accounting format. The paper finds that although accrual accounting is a superior model in theory, in practice there is an increasing sense of disillusionment with the outcomes of accrual accounting, hence an accompanying decline in the interest shown by governments across the world in changing to this format. In all three countries studied there is evidence that accrual accounting reform has underperformed relative to the original expectations. Causes of this scenario are linked to the adoption of a model of accrual accounting that is not properly configured for the nuances of the public sector, poor implementation and in some cases the unrealistic expectation of seeing results too soon after implementation. These countries have had to take additional measures to obtain value, some of which nevertheless remain elusive. All three countries nevertheless cited improved asset management as the prime benefit of the accrual accounting system. It is noted that, when the information produced through the system of accrual accounting is used effectively, it ought to result in a more effective, efficient and transparent use of resources – a precondition for improving service delivery. The paradox is that accrual accounting is used in the South African municipalities and public entities, yet, the majority of these institutions have dismal service delivery records. This illustrates that accrual accounting in and of itself will not make a significant impact on the quality of service delivery and that there is a need for an intensive programme of control, governance and skills improvement alongside the accrual accounting reform. In the final analysis the study finds that there is a paucity of evidence showing the causality between the adoption of accrual accounting and improvements in service delivery; in the main because accrual accounting was introduced within a broader set of reforms and it has not been possible to isolate its impact. It is also observed that the national and provincial departments are underprepared for accrual accounting and that there are significant risks to implementing the change in the foreseeable future. Given this scenario, the hypothesis that the accruals basis of accounting is a superior model for addressing the service delivery challenges in the GoSA cannot be confirmed.

AFRIKAANSE OPSOMMING: Die studie onderneem 'n omvattende literatuurstudie en analise van die Suid-Afrikaanse Regering se onderneming tot die goedkeuring van Toevalling rekeningkunde in die nasionale en provinsiale sfere van die regering. Die onderneming is teen soortgelyke ondernemings van Nieu-Seeland, Australië en die Verenigde Koninkryk vergelyk. Die ervarings van ander lande word slegs gebruik in die mate wat nodig is om meer lig te werp op sekere kwessies en maak nie 'n betekenisvolle gedeelte van die studie uit nie. Hierdie studie ondersoek of die toevalling rekeningkundige grondslag die waarde van die rekeningkundige stelsel van toename in die breër strategie om dienslewering in die nasionale en provinsiale sfere van die regering in Suid-Afrika sal verbeter. Twee addisionele kwessies word ook ondersoek om te bepaal of departemente binne die afsienbare toekoms gereed en in staat sal wees om aan te gaan met 'n verandering aan die Toevalling rekeningkunde asook die risiko's wat inherent in die verandering is sal kan hanteer. Die belangrikste waarnemings van die studie is dat die Regering van Suid-Afrika 'n ernstige dienslewering krisis in die gesig staar. Die regering het vasgestel dat 'n breë pakket van die hervorming, insluitend 'n verbeterde stelsel van rekeningkunde, nodig is om die dienslewering dilemma aan te spreek. Die verandering van die huidige rekeningkundige stelsel na die toevalling basis van rekeningkunde in die nasionale en provinsiale sfere van die regering vorm deel van hierdie oplossing. Die verandering aan die toevalling rekeningkundige is gemik op die vervaardiging van addisionele en meer komplekse inligting wat gebruik sal word om besluitneming en uiteindelik die kwaliteit en koste van die regering se dienste te verbeter. Hierdie stap is in ooreenstemming met die vereistes van die PFMA, wat vereis dat die regering se rekeningkundige stelsel te bedryf binne die raamwerk van die GRAP, 'n toevalling rekeningkundige formaat. Die ondersoek het bevind dat hoewel Toevalling rekeningkunde 'n uitstekende model in die teorie is dat daar in die praktyk 'n toenemende gevoel van ontnugtering met die uitkomste van toevalling rekeningkundige is en die belangstelling wat deur die regerings regoor die wêreld in die verandering na hierdie formaat ‘n beduidende afname toon. In al drie lande wat ondersoek is, is daar bewyse dat die hervorming van die boekhoudsysteem onder presteer het met betrekking tot die oorspronklike verwagtinge wat gestel was. Die oorsake hiervan is gekoppel aan die aanvaarding van 'n model van die toevallingsgrondslag rekeningkundige wat nie behoorlik ingestel vir die nuanses van die openbare sektor, swak uitvoering en in sommige gevalle die onrealistiese verwagting dat resultate vinnig na die implementering gesien sal word. Hierdie lande het bykomende maatreëls ingestel om waarde te verkry maar sommige van die waardes bly steeds ontwykend. Al drie lande is dit eens dat verbeterde besluitneming, die primêre voordeel van die boekhoudsysteem, die kritiese insette bly vir verbeterde dienslewering. Dit is bekend dat wanneer die inligting wat deur die stelsel van toevalling rekeningkundige geproduseer word, doeltreffend gebruik word, dit tot 'n meer effektiewe, doeltreffende en deursigtige gebruik van hulpbronne behoort te lei - 'n voorvereiste vir die verbetering van dienslewering. Die paradoks is dat toevalling rekeningkunde in die munisipaliteite en openbare entiteite gebruik word, maar die meerderheid van hierdie instellings het 'n swak dienslewering rekord. Dit illustreer dat toevalling rekeningkunde in en van opsigself nie 'n beduidende impak op die gehalte van dienslewering sal maak nie en dat daar 'n behoefte vir 'n intensiewe program om beheer, bestuur en vaardighede te verbeter bykomend tot die oplopende rekeningkundige hervorming moet wees. Die studie het bevind dat daar 'n gebrek aan bewyse tussen die aanneming van toevallingrekeningkundige en die moontlike verbeterings in dienslewering met die stelsel is. In hoofsaak is die boekhoudsysteem binne 'n breër stel hervormings ingestel en kan die moontlike impak daarvan nie geisoleer word nie. Dit is ook waargeneem dat die nasionale en provinsiale departemente swak is in die toevallingrekeningkundige stelsel en dat daar beduidende risiko's vir die implementering van die verandering in die afsienbare toekoms. In lig van hierdie opsomming kan die hipotese nie bevestig word dat die toevallings rekeningkunde as ‘n beter model bevestig is om die dienslewering uitdagings aan te spreek in die Regering.

Please refer to this item in SUNScholar by using the following persistent URL: http://hdl.handle.net/10019.1/21197
This item appears in the following collections: